Näkymä mieleiseksesi

Moduuli 2: Viestien lukeminen · Lukuaika: 8 minuuttia

Oppimistavoite: Tämän oppitunnin jälkeen tunnet webmailin näkymän ja osaat säätää harkiten viestiluettelon, hetken, jolloin viesti lasketaan luetuksi, kielen, aikavyöhykkeen ja ulkoasun.

Keskeiset käsitteet: kansioluettelo, viestiluettelo, esikatseluikkuna, Listaa valinnat, lajittelu, Listaustapa, viestiketju, Merkitse viestit luetuiksi, aikavyöhyke, käyttöliittymän teema

Kolme saraketta, kullakin oma tehtävänsä

Kirjautumisen jälkeen näet sarakkeisiin jaetun näkymän. Kuvassa vasemmalla on valikko ja kansiot, keskellä viestiluettelo ja oikealla avattu viesti.

• Kansiot: Saapuneet, Luonnokset, Lähetetyt, Roskaposti, Roskakori ja omat kansiosi. Kansion perässä oleva luku kertoo lukemattomien viestien määrän. Kansioiden alla on palkki, josta näet, kuinka täynnä postilaatikkosi on.
• Viestiluettelo: valitun kansion viestit. Ylhäällä ovat Valitse, Viestiketjut, Asetukset ja hakukenttä.
• Esikatseluikkuna: viesti, jota napsautat luettelossa. Sen yläpuolella ovat painikkeet, joilla voit vastata, välittää eteenpäin, poistaa ja tehdä muuta.

Tätä näkymää kutsutaan myös kolmen sarakkeen malliksi. Sen etu on, että voit käydä luettelon nopeasti läpi avaamatta ja sulkematta viestejä jatkuvasti. Haitan näet myöhemmin: jo pelkkä viestin napsauttaminen voi merkitä sen luetuksi.

Melkein kaikki, mitä tässä säädät, tallentuu itse webmailiin postilaatikkosi yhteyteen. Ei siis ole väliä, millä tietokoneella kirjaudut. Asetukset koskevat kuitenkin vain webmailia. Puhelimesi sähköpostisovelluksella on omat lajittelu- ja näyttöasetuksensa.

Luettelo: lajittelu ja Listaustapa

Viestiluettelon yläpuolella olevasta Asetukset-kohdasta avaat Listaa valinnat. Kuvassa näet kolme valintaa:

• Lajittelu kenttä: esimerkiksi Saapumisaika, Lähetysaika, lähettäjä, aihe tai Koko. Valinnalla Ei mikään viestit näkyvät siinä järjestyksessä, jossa ne ovat tulleet kansioon. Huomaa ero kahden ajan välillä: Lähetysaika on otsikkorivi Date, jonka lähettäjä täyttää itse (oppitunti 1.1). Jos lähettäjän kello on väärässä tai roskapostittaja asettaa päivämäärän tulevaisuuteen, viesti pysyy päiväkausia luettelon kärjessä. Saapumisaika on hetki, jolloin palvelimesi vastaanotti viestin. Sen määrää oma palvelimesi, ei lähettäjä.
• Lajittelu järjestys: laskeva tuo uusimman tai suurimman ylimmäksi, nouseva vanhimman tai pienimmän.
• Listaustapa: Listaus näyttää jokaisen viestin erikseen, Viestiketjut kokoaa yhteen kuuluvat viestit yhdeksi ryhmäksi.

Koon mukaan lajittelu on kätevä keino, kun postilaatikkosi alkaa täyttyä (oppitunti 5.4). Lähettäjän mukaan lajittelu auttaa, kun haluat käydä läpi kaikki yhden asiakkaan viestit. Päivittäisessä käytössä useimmille sopii parhaiten päivämäärä laskevassa järjestyksessä.

Viestiketjut: käteviä ja joskus hämmentäviä

Oppitunnilla 1.1 näit, että jokaisella viestillä on yksilöllinen tunniste, Message-ID. Kun Ahmed vastaa Sannen viestiin, hänen sähköpostiohjelmansa lisää vastaukseen kaksi otsikkoriviä, jotka viittaavat tähän tunnisteeseen: In-Reply-To (viesti, johon hän vastaa) ja References (koko ketju). Näin webmail voi koota viestiketjun: alkuperäisen viestin ja kaikki vastaukset sen alla, myös omat vastauksesi, jos ne ovat samassa kansiossa.

Viestiketjut ovat käteviä, kun viestit paljon edestakaisin yhdestä aiheesta, esimerkiksi Ahmedin kanssa hänen morsiuskimpustaan. Näet koko keskustelun yhdessä paikassa etkä menetä yhtään vastausta.

Ne ovat hämmentäviä näissä tilanteissa:

• Ohjelma jättää viittauksen pois. Jotkin ohjelmat tai lomakkeet lisäävät aiheen eteen Re:, mutta eivät References-riviä. Silloin vastaus näkyy luettelossa erillään tai se ryhmitellään pelkän aiheen perusteella.
• Sama aihe, eri keskustelu. Aiheen mukaan ryhmittely voi koota yhteen viestejä, joilla ei ole mitään tekemistä keskenään, kuten kymmenen eri toimittajien viestiä, joiden aihe on "Lasku".
• Uusi aihe vanhassa ketjussa. Jos Daan vastaa vanhaan viestiin kysyäkseen jotain uutta, hänen kysymyksensä hukkuu vanhaan viestiketjuun. Siksi uudesta aiheesta aloitetaan aina uusi viesti (oppitunti 3.2).

Jos olet epävarma, ota Viestiketjut pois käytöstä. Voit aina ottaa sen takaisin käyttöön. Webmail muistaa valinnan kansiokohtaisesti. Voit siis pitää Saapuneet-kansion listauksena ja käyttää viestiketjuja vain kansiossa, jossa on pitkä asiakaskirjeenvaihto.

Milloin viesti lasketaan luetuksi?

Tällä asetuksella on suurin vaikutus, ja harva tuntee sen. Oppitunnilla 1.2 näit, että luettu on palvelimella oleva merkintä. Webmail asettaa sen kohdassa Asetukset > Asetukset > Postilaatikkonäkymä, asetuksella Merkitse viestit luetuiksi. Vaihtoehdot ovat välittömästi, muutaman sekunnin kuluttua tai ei koskaan.

Jos asetus on välittömästi, käy näin: Sanne selaa aamulla Saapuneet-kansiotaan nuolinäppäimillä nähdäkseen, mitä on tullut. Jokainen viesti, joka hetkenkin näkyy esikatseluikkunassa, lasketaan luetuksi. Myös Ahmedin kysymys, johon hänen piti vielä vastata. Puhelimessakaan se ei enää näy lihavoituna. Viikon päästä Sanne ei enää muista, että kysymys odotti vastausta.

Asetuksella 5 tai 10 sekunnin kuluttua viesti lasketaan luetuksi vasta, kun todella katsot sitä hetken. Jos käytät lukemattomia viestejä tehtävälistana, valitse mieluummin ei koskaan ja merkitse itse valinnalla Merkitse > Luetuksi. Oikeaa tai väärää valintaa ei ole, mutta valinnan pitää olla harkittu.

Muita tärkeitä asetuksia

• Rivejä sivulla (Postilaatikkonäkymä): oletuksena 50. Kun sivulla on enemmän viestejä, selaamista on vähemmän, mutta luettelo latautuu hieman hitaammin.
• Päivitä (Käyttöliittymä): kuinka usein webmail tarkistaa uudet viestit. Päivitä-painikkeella sinun ei tarvitse odottaa.
• Kieli ja Aikavyöhyke (Käyttöliittymä): luettelon ajat muunnetaan omalle aikavyöhykkeellesi. Valinnalla Automaattinen webmail käyttää tietokoneesi aikavyöhykettä. Jos se on väärin, viestit näyttävät saapuneen tuntia liian aikaisin tai myöhään. Se on hankalaa, jos haluat osoittaa, milloin jokin viesti saapui.
• Käyttöliittymän teema (Käyttöliittymä): webmailin ulkoasu. WebOkén webmailissa voit valita teemoista WebOké, Stretched Elastic (leveämpi, suurille näytöille), Aurora ja Workbench.
• Tumma tila: valikon vasemmassa alakulmassa olevalla Tumma tila -painikkeella. Sen jälkeen saman painikkeen nimi on Vaalea tila.

Käytännössä: näin se toimii webmailissa

Luettelon asetukset löydät viestiluettelon yläpuolelta kohdasta Asetukset. Muut ovat kohdassa Asetukset > Asetukset, osioissa Käyttöliittymä ja Postilaatikkonäkymä. Muista napsauttaa jokaisessa osiossa Tallenna. Vaiheet löytyvät Roundcube-käsikirjasta kohdista Näkymä yhdellä silmäyksellä, Viestiluettelo sekä Kieli, ulkoasu ja tumma tila. Muissa webmaileissa, kuten Gmailissa tai Outlook.comissa, toiminta on samankaltaista: niissäkin voit poistaa viestiketjut käytöstä ja valita, milloin viesti lasketaan luetuksi, vaikka painikkeiden nimet ovat erilaiset.

Yhteenveto

• Webmailissa on kansiot, viestiluettelo ja esikatseluikkuna. Asetuksesi koskevat webmailia, eivät muita laitteitasi.
• Asetukset-kohdasta valitset lajittelun ja Listaustavan: Listaus tai Viestiketjut.
• Viestiketjut perustuvat otsikkoriveihin In-Reply-To ja References. Ilman näitä viittauksia tai saman aiheen vuoksi ne voivat johtaa harhaan.
• Merkitse viestit luetuiksi ratkaisee, lasketaanko pelkkä katsominen jo lukemiseksi. Valitse harkiten.
• Tarkista aikavyöhykkeesi, muuten luettelon ajat eivät pidä paikkaansa.

Tietovisa (quiz)

Tehtävä

Tehtävä D2.1: Oma näkymäsi. Säädä webmailissa harkiten kolme asiaa: valitse, otatko Viestiketjut käyttöön vai et (Asetukset luettelon yläpuolella), valitse lajittelu ja valitse kohdassa Asetukset > Asetukset > Postilaatikkonäkymä, milloin viesti lasketaan luetuksi (välittömästi, muutaman sekunnin kuluttua tai ei koskaan). Napsauta Tallenna ja käytä asetuksia päivän ajan. Vastaa sen jälkeen näihin kysymyksiin: Miksi valitsit nämä kolme asetusta, sopivatko ne siihen, miten käytät sähköpostia? Onko jokin viesti, jonka olisit muuten nähnyt luettuna lukematta sitä oikeasti? Vastaavatko luettelon ajat tietokoneesi kelloa?

Lue lisää

Kun ohjeissa on webmailin vaiheita, ne koskevat WebOkén webmailia. Muissa webmaileissa toiminta on samankaltaista.

• Roundcube Webmail 2.1: Näkymä yhdellä silmäyksellä
• Roundcube Webmail 2.2: Viestilista: lajittelu ja viestiketjut
• Roundcube Webmail 2.3: Kieli, ulkoasu ja tumma tila
• Roundcube Webmail 10.1: Tärkeimmät asetukset
• Ilmainen kurssi Sähköposti kuntoon: asennus ja toimiva perillemeno 3.1: Kansiot ja synkronointi: miksi sinulla on kaksi "Lähetetyt"-kansiota
• RFC 5322, Internet Message Format, Message-ID-, In-Reply-To- ja References-otsikkoriveistä (englanniksi): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5322