Moduuli 4 · 4.1

Suomi

Nederlands English Deutsch Français Dansk Español Svenska Italiano Polski Português Română Čeština Ελληνικά Magyar Slovenčina Български Suomi

Identiteetit: kuka olet lähettäjänä

Moduuli 4: Sinä lähettäjänä · Lukuaika: 11 minuuttia

Oppimistavoite: Tämän oppitunnin jälkeen osaat määrittää identiteetin niin, että vastaanottajat näkevät heti, kuka viestin lähettää. Tiedät, mitä kukin kenttä tekee otsikkoriveissä, ja ymmärrät, miksi voit lähettää viestejä vain tietyistä osoitteista.

Keskeiset käsitteet: identiteetti, näkyvä nimi, From, Organization, Vastaus osoitteeseen (Reply-To), piilokopio, oletusidentiteetti, lähettäjän tarkistus, edelleenlähetysosoite (forwarder), SPF, DMARC

Mitä vastaanottaja sinusta näkee

Kun Ahmed saa viestin Sannelta, hän näkee viestiluettelossaan ensin yhden asian: lähettäjän nimen. Nimi tulee otsikkorivistä From, jossa on kaksi osaa:

From: Sanne de Vries | Bloemenatelier Example <sanne@example.com>

Kulmasulkeiden välissä oleva osa on osoite. Sitä edeltävä osa on näkyvä nimi. Useimmat sähköpostiohjelmat näyttävät luettelossa vain näkyvän nimen. Jos nimeä ei ole, näet pelkän osoitteen tai vain @-merkkiä edeltävän osan. Viesti lähettäjältä "info" ei kerro kenellekään mitään. Viesti lähettäjältä "Sanne de Vries | Bloemenatelier Example" kertoo.

Webmailissa tätä nimen, osoitteen ja muutaman lisäasetuksen kokonaisuutta kutsutaan identiteetiksi. Sinulla on niitä vähintään yksi: sen osoitteen identiteetti, jolla kirjaudut sisään. Voit luoda niitä lisää, esimerkiksi toista osoitetta varten (oppitunti 4.3).

Hyvä näkyvä nimi:

on oma nimesi, organisaatiosi nimi tai niiden yhdistelmä: "Sanne de Vries | Bloemenatelier Example" tai "Bloemenatelier Example";
ei ole sähköpostiosoite. Näkyvä nimi, kuten "sanne@example.com", näyttää epäilyttävältä, koska huijarit tekevät juuri niin: he näyttävät nimenä osoitteen, joka ei vastaa todellista osoitetta;
on vastaanottajalle tuttu. Jos lähetät viestejä asiakkaille, he tunnistavat usein liikkeen nimen helpommin kuin etunimesi.

Muista oppitunnilta 2.2: kuka tahansa voi kirjoittaa näkyväksi nimeksi mitä tahansa. Siksi nimi ei kerro mitään viestin aitoudesta. Omissa viesteissäsi se on silti ensimmäinen asia, jolla on merkitystä.

Asetukset, Identiteetit ja kentät Näkyvä nimi, Sähköposti ja Organisaatio — (1) Näkyvä nimi, (2) Sähköposti, (3) Organisaatio

Identiteetin muut kentät

Identiteetissä on muitakin kenttiä kuin nimi ja osoite. Jokaisesta kentästä tulee viestiisi otsikkorivi, tai kenttä vaikuttaa lähettämiseen.

Organisaatio tulee otsikkoriviksi Organization. Jotkin ohjelmat näyttävät sen lähettäjän yhteydessä. Se on kätevä, jos näkyvä nimesi on pelkkä oma nimesi. Kenttä ei ole pakollinen.
Vastaus osoitteeseen tulee otsikkoriviksi Reply-To (oppitunti 3.1). Jos kirjoitat tähän info@example.com, jokainen vastaus tämän identiteetin viesteihin menee osoitteeseen info@. Yleensä jätät kentän tyhjäksi: vastausten kuuluu palata sille, joka viestin kirjoitti. Unohtunut pysyvä Vastaus osoitteeseen on klassinen syy tilanteeseen "en saanut koskaan vastausta".
Piilokopio lähettää jokaisesta lähettämästäsi viestistä piilokopion kiinteään osoitteeseen. Näin esimerkiksi kollega näkee kaikki tarjoukset. Vastaanottajat eivät näe tätä osoitetta. Mieti kuitenkin: tietääkö kollega saavansa kaiken, ja onko se tarpeen?
Aseta vakioksi määrää, minkä identiteetin webmail valitsee, kun aloitat uuden viestin. Vastatessasi webmail valitsee yleensä sen osoitteen identiteetin, johon viesti saapui.
Allekirjoitus on allekirjoituksesi (oppitunti 4.2).

Lähettäjän tarkistus: miksi et voi kirjoittaa mitä tahansa

Identiteetin Sähköposti-kenttään voit periaatteessa kirjoittaa minkä tahansa osoitteen. Palvelin kuitenkin hylkää viestin, jos lähetät sen osoitteesta, joka ei kuulu sinulle. Tätä kutsutaan lähettäjän tarkistukseksi. Ilman tarkistusta kuka tahansa samalle palvelimelle postilaatikkoon kirjautuva voisi lähettää viestejä toisen nimissä: palvelimen naapuri tai murtautuja, joka on saanut haltuunsa yhden postilaatikon ja lähettää sitten tietojenkalastelua koko organisaation nimissä.

WebOkéssa voit lähettää viestejä:

osoitteesta, jolla olet kirjautunut sisään;
osoitteesta, joka ohjaa viestit postilaatikkoosi samalla palvelimella, eli edelleenlähetysosoitteesta (forwarder).

Haluaako Sanne, joka on kirjautunut osoitteella sanne@example.com, lähettää viestejä myös osoitteesta bestellingen@example.com? Silloin hän tekee osoitteesta bestellingen@ edelleenlähetysosoitteen osoitteeseen sanne@ ja luo lisäidentiteetin tälle osoitteelle. Ilman edelleenlähetysosoitetta hän saa ilmoituksen, kuten "Account ... can not send emails from ...". Muilla palveluntarjoajilla on vastaavat säännöt, vaikka niitä kutsutaan eri nimillä (esimerkiksi "lähetä nimellä" tai "send as").

Miksi Gmail-osoitetta ei voi käyttää toisen palvelimen kautta

Usein kysytty kysymys: "Voinko luoda webmailiin identiteetin Gmail-osoitteellani?" Vastaus on ei, eikä se ole pelkästään WebOkén sääntö. Verkkotunnus gmail.com kuuluu Googlelle. Google julkaisee DNS:ssä, mitkä palvelimet saavat lähettää viestejä tästä verkkotunnuksesta (SPF), allekirjoittaa omat viestinsä (DKIM) ja pyytää vastaanottajia hylkäämään sääntöjen vastaiset viestit tai siirtämään ne roskapostiin (DMARC). Viesti, jonka From-kentässä on Gmail-osoite mutta joka tulee toiselta palvelimelta, ei täytä näitä sääntöjä. Parhaassa tapauksessa se päätyy roskapostiin, pahimmassa se ei mene perille lainkaan. Sama koskee kaikkia muita verkkotunnuksia, joilla on tiukka DMARC-käytäntö, myös omaa verkkotunnustasi, jos olet määrittänyt sen oikein. Kurssi Sähköposti kuntoon selittää SPF:n, DKIM:n ja DMARC:n.

Jos haluat lähettää viestejä toisen palveluntarjoajan osoitteesta, tee se kyseisen palveluntarjoajan oman palvelun kautta.

Esimerkki: kolme identiteettiä yhdessä postilaatikossa

Sanne kirjautuu osoitteella sanne@example.com. Hänellä on kolme identiteettiä:

Sanne de Vries | Bloemenatelier Example osoitteella sanne@example.com: oletus, henkilökohtaisiin viesteihin asiakkaiden kanssa.
Bloemenatelier Example osoitteella bestellingen@example.com: tilausvahvistuksiin. bestellingen@ on edelleenlähetysosoite osoitteeseen sanne@.
Bloemenatelier Example osoitteella info@example.com: yleisiin kysymyksiin. Myös info@ on edelleenlähetysosoite osoitteeseen sanne@.

Identiteetissä bestellingen@ Sanne on jättänyt Vastaus osoitteeseen -kentän tyhjäksi, jotta asiakkaat vastaavat suoraan osoitteeseen bestellingen@ ja vastaukset tulevat hänelle edelleenlähetysosoitteen kautta. Organisaatio-kenttään hän on kirjoittanut kaikkiin identiteetteihin "Bloemenatelier Example".

Kun katsot toisesta identiteetistä lähetetyn viestin otsikkorivejä, näet:

From: Bloemenatelier Example <bestellingen@example.com>
Organization: Bloemenatelier Example

Ahmedin saamassa viestissä ei ole Bcc-otsikkoriviä, vaikka Sanne olisi määrittänyt piilokopion. Piilokopio kulkee vain kirjekuoren kautta.

Sudenkuopat

Pelkkä osoite, ei nimeä. Viestisi näkyy luettelossa nimellä "info" tai "sanne". Se on vaikeampi tunnistaa ja päätyy joskus helpommin roskapostiin.
Näkyvä nimi, joka näyttää osoitteelta. Roskapostisuodattimet ja valppaat vastaanottajat epäilevät sitä.
Unohtunut Vastaus osoitteeseen. Vastaukset menevät osoitteeseen, jota kukaan ei seuraa.
Identiteetti osoitteelle, jolla ei ole edelleenlähetysosoitetta. Lähetys epäonnistuu, ja saat osoitetta koskevan ilmoituksen.
Väärä identiteetti uudessa viestissä. Tarkista Lähettäjä ennen lähettämistä, varsinkin jos sinulla on useampi identiteetti.

Käytännössä: näin se toimii webmailissa

Hallitset identiteettejä kohdassa Asetukset > Identiteetit. Napsauta osoitettasi täyttääksesi kentät Näkyvä nimi, Organisaatio, Vastaus osoitteeseen, Piilokopio ja Allekirjoitus, tai valitse Luo uusi lisätäksesi identiteetin. Kirjoittaessasi valitset Lähettäjä-kohdasta, mitä identiteettiä käytät. Edelleenlähetysosoitteen luot webhotellisi hallintapaneelissa (WebOkéssa DirectAdmin). Roundcube-käyttöohje kuvaa vaiheet. Muissa webmaileissa toiminto on samankaltainen; Gmailissa se löytyy esimerkiksi lähettäjäosoitteiden asetuksista (englanniksi "Send mail as").

Yhteenveto

Näkyvä nimi on se, mitä vastaanottajat näkevät luettelossaan: tee siitä tunnistettava, äläkä käytä sähköpostiosoitetta.
Organisaatio tulee otsikkoriviksi Organization ja Vastaus osoitteeseen tulee otsikkoriviksi Reply-To; jätä Vastaus osoitteeseen yleensä tyhjäksi.
Identiteetin piilokopio lähettää jokaisen viestin huomaamatta kiinteään osoitteeseen.
Palvelin sallii lähettämisen vain omasta osoitteestasi tai edelleenlähetysosoitteesta, joka ohjaa postilaatikkoosi samalla palvelimella.
Toisen palveluntarjoajan osoitetta (kuten Gmailin) et voi käyttää oman palvelimesi kautta: SPF ja DMARC saavat lähetyksen epäonnistumaan.

Tietovisa (quiz)

Tehtävä

Tehtävä A4.1: Lähettäjätietojen tarkistuttaminen. Määritä identiteettisi kohdassa Asetukset > Identiteetit: selkeä Näkyvä nimi ja halutessasi Organisaatio. Lähetä sitten itsellesi viesti, jonka aiheena on WMC A4.1. Avaa saapunut viesti, valitse Lisää > Vie (saat .eml-tiedoston) ja lataa tiedosto. Ohjelma lukee tiedoston vain muistissa eikä tallenna mitään. Se tarkistaa: aihe sisältää A4.1; From-kentässä on näkyvä nimi, joka ei ole sähköpostiosoite eikä sama kuin @-merkkiä edeltävä osa; From-kentän verkkotunnus ei ole esimerkkiverkkotunnus, kuten example.com; viestissä ei näy Bcc-otsikkoriviä; Organization on täytetty (suositus, oranssi jos tyhjä); lisäksi se näyttää, mitä Reply-To sisältää (tiedoksi, jotta näet, oletko unohtanut Vastaus osoitteeseen -asetuksen). Jokaisesta rivistä saat vihreän, oranssin tai punaisen merkinnän ja selityksen.

Lue lisää

Kun ohjeissa kuvataan vaiheita webmailissa, ne koskevat WebOkén webmailia; muissa webmaileissa toiminta on samankaltaista.

Evästeet WebOkén sivustolla

Evästeasetukset

Välttämättömät

Markkinointi