Useita osoitteita ja postilaatikoita

Moduuli 4: Sinä lähettäjänä · Lukuaika: 11 minuuttia

Oppimistavoite: Tämän oppitunnin jälkeen tiedät osoitteen ja postilaatikon eron, valitset kuhunkin tilanteeseen parhaan neljästä tavasta käyttää useampaa osoitetta ja osaat sopia hyvät pelisäännöt jaetulle postilaatikolle.

Keskeiset käsitteet: postilaatikko, osoite, alias, uudelleenohjaus (forwarder), lisäidentiteetti, toisen postilaatikon yhdistäminen, vaihtovalikko, yksityinen ikkuna, sähköpostiohjelma, jaettu postilaatikko, liput

Osoite ei ole sama asia kuin postilaatikko

Moni käyttää sanoja "sähköpostiosoite" ja "postilaatikko" sekaisin. Tällä oppitunnilla ero on tärkeä.

• Postilaatikko on tallennustila palvelimella. Sillä on omat kansiot, oma tallennusraja ja oma salasana. Kirjaudut siihen sisään.
• Osoite on vain nimi, johon posti saapuu. Jokaisella postilaatikolla on osoite, mutta osoitteella ei tarvitse olla omaa postilaatikkoa. Osoite, jolla ei ole omaa tallennustilaa ja joka ohjaa postin eteenpäin, on uudelleenohjaus (forwarder tai alias). Siihen ei voi kirjautua.

Esimerkki: sanne@example.com on postilaatikko. info@example.com voi olla toinen postilaatikko, jolla on oma salasana ja omat kansiot. Se voi kuitenkin olla myös uudelleenohjaus, joka ohjaa kaiken postin osoitteeseen sanne@. Lähettäjälle sillä ei ole eroa. Sannelle on: ensimmäisessä tapauksessa hänen täytyy katsoa kahdesta paikasta, toisessa kaikki tulee yhteen Saapuneet-kansioon.

Valinta riippuu yhdestä kysymyksestä: pitääkö postin pysyä omassa paikassaan, vai saako se saapua jollekulle? Kirjanpidon posti, jota kirjanpitäjä ja myöhemmin hänen seuraajansa lukevat, kuuluu omaan postilaatikkoon. Osoitteen bestellingen@ posti, joka päätyy joka tapauksessa aina Sannelle, voi olla uudelleenohjaus.

Neljä tapaa käyttää useampaa osoitetta

1. Lisäidentiteetti ja uudelleenohjaus

Jos toisen osoitteen posti saapuu joka tapauksessa sinulle, tee osoitteesta uudelleenohjaus omaan postilaatikkoosi ja luo webmailiin lisäidentiteetti (oppitunti 4.1). Luet kaiken yhdestä paikasta ja valitset Lähettäjä-kohdasta, mistä osoitteesta vastaat. Palvelimen lähettäjätarkistus sallii tämän, koska osoite ohjaa postin sinun postilaatikkoosi.

Sopii: yhdelle henkilölle, jolla on useita osoitteita. Ei sovi, jos osoitteen posti pitää säilyttää erillään.

2. Toisen postilaatikon yhdistäminen ja vaihtaminen

Jos sinulla on oikeasti kaksi postilaatikkoa, joilla kummallakin on oma salasana, voit yhdistää toisen niistä lisäidentiteettiin. Täytä silloin toisen postilaatikon palvelimen nimi, osoite ja salasana. Sen jälkeen kansioidesi yläpuolella on vaihtovalikko: yhdellä napsautuksella olet toisessa postilaatikossa, sen omien kansioiden ja viestien parissa, kirjautumatta uudelleen. Mitä silloin lähetät, lähtee siitä postilaatikosta ja tallentuu sen omaan Lähetetyt-kansioon.

Sopii: henkilölle, joka työskentelee säännöllisesti kahdessa tai kolmessa postilaatikossa eikä halua kirjautua ulos jatkuvasti. Huomaa: jos vaihdat myöhemmin yhdistetyn postilaatikon salasanan, päivitä se myös identiteettiin. WebOkén webmailissa voit yhdistää vain postilaatikoita, jotka ovat WebOkéllä.

3. Kaksi postilaatikkoa rinnakkain yksityisessä ikkunassa

Selain muistaa ikkunakohtaisesti, kuka on kirjautunut sisään (oppitunti 1.3). Kun avaat yksityisen ikkunan (Chromessa ja Edgessä incognito), ikkunalla on oma, tyhjä istunto. Voit kirjautua siinä toiseen postilaatikkoon, ja ensimmäinen pysyy auki tavallisessa ikkunassasi. Kun suljet yksityisen ikkunan, kirjautuminen katoaa.

Sopii: kun haluat silloin tällöin vilkaista toista postilaatikkoa asettamatta mitään. Ei kätevä, jos teet sen joka päivä.

4. Sähköpostiohjelma, jossa on useita tilejä

Sähköpostiohjelma, kuten Thunderbird, Outlook tai Apple Mail, näyttää useita tilejä rinnakkain. Siinä on yksi lukemattomien viestien luettelo ja ilmoitukset kaikesta. Se toimii IMAPin kautta (oppitunti 1.2), joten näet samat viestit kuin webmailissa. Voit lukea postia myös ilman yhteyttä, esimerkiksi junassa.

Sopii: sille, joka käyttää koko päivän monta postilaatikkoa. Voit hyvin käyttää sitä webmailin rinnalla.

Jaettu postilaatikko useamman ihmisen kesken

Yleinen järjestely: info@example.com on oma postilaatikkonsa, ja sekä Sanne että Daan seuraavat sitä. Se toimii hyvin, kun tiedät, miten IMAP muistaa asiat, ja sovitte muutamasta pelisäännöstä.

Palvelin jakaa liput: luettu, vastattu, merkitty. Kun Daan avaa viestin, se näkyy myös Sannelle luettuna. Kun Sanne vastaa siihen osoitteesta info@, viesti saa vastattu-nuolen, ja sen näkee myös Daan. Osoitteen info@ Lähetetyt-kansio näyttää, mitä info@-osoitteen nimissä on lähetetty, kuka sen sitten lähettikin.

Tässä ovat myös sudenkuopat:

• "Luettu" ei tarkoita "hoidettu". Daan avaa viestin, huomaa sen olevan Sannelle ja jättää sen paikalleen. Sanne näkee sen luettuna ja ohittaa sen. Kukaan ei vastaa.
• Kaksi vastausta. Sanne ja Daan avaavat saman kysymyksen yhtä aikaa ja vastaavat molemmat, hieman eri tiedoin.
• Vastaus väärästä postilaatikosta. Daan lähettää vastauksen omasta postilaatikostaan eikä osoitteesta info@. Vastaus ei silloin näy jaetussa Lähetetyt-kansiossa, eikä Sanne tiedä, että asia on jo hoidettu.

Muutama pelisääntö, jotka estävät tämän:

1. Kun joku ottaa viestin hoitaakseen, hän merkitsee sen (lippu) tai siirtää sen kansioon "In progress". Merkittyyn viestiin muut eivät koske.
2. Vastaukset lähetetään aina osoitteesta info@, jotta ne näkyvät jaetussa Lähetetyt-kansiossa. Jos vastaat omasta postilaatikostasi, lisää info@ Kopio-kenttään (Cc).
3. Kun asia on hoidettu, viesti siirretään Arkisto-kansioon. Saapuneet sisältää vain sen, mikä on vielä tekemättä (oppitunti 5.2).
4. Jokaisella on oma identiteettinsä osoitteessa info@, esimerkiksi "Daan | Bloemenatelier Example", jotta asiakas tietää, kuka vastaa.

Vielä yksi asia: jos info@-osoitteen salasana on usean ihmisen tiedossa, vaihda se, kun joku työkaveri lähtee, ja kerro uusi salasana muille. Jos käytössä on yhdistetty postilaatikko (tapa 2), päivitä salasana sen jälkeen myös identiteettiin.

Käytännössä: näin se toimii webmailissa

Lisäidentiteetin luot kohdassa Asetukset > Identiteetit > Luo uusi. Sieltä löydät myös kohdan toisen postilaatikon yhdistämiseen, jossa on Ota käyttöön ja toisen postilaatikon tiedot. Tallennuksen jälkeen vaihdat postilaatikkoa kansioiden yläpuolella olevasta vaihtovalikosta. Uudelleenohjauksen ja uuden postilaatikon luot webhotellisi hallintapaneelissa (WebOkéllä DirectAdmin). Yksityisen ikkunan avaat näppäinyhdistelmällä Ctrl+Shift+N (Chrome, Edge) tai Ctrl+Shift+P (Firefox). Roundcube-käyttöohje kuvaa vaiheet. Muissa webmaileissa toiminta on samankaltainen; esimerkiksi Gmailissa ja Outlook.comissa on omat tapansa lisätä toinen tili.

Yhteenveto

• Postilaatikolla on oma tallennustila ja salasana; uudelleenohjaus on vain osoite, joka ohjaa postin eteenpäin.
• Lisäidentiteetti ja uudelleenohjaus: yksi henkilö, useampi osoite, kaikki yhdessä paikassa.
• Toisen postilaatikon yhdistäminen: vaihda oikeiden postilaatikoiden välillä kirjautumatta uudelleen.
• Yksityinen ikkuna satunnaiseen käyttöön, sähköpostiohjelma sille, joka käyttää koko päivän monta postilaatikkoa.
• Jaetussa postilaatikossa kaikki käyttäjät jakavat liput; sopikaa, kuka hoitaa minkäkin, ja vastatkaa jaetusta osoitteesta.

Tietovisa (quiz)

Tehtävä

Tehtävä A4.3: Mikä tapa sopii? Lue neljä tilannetta ja valitse kuhunkin paras tapa: "lisäidentiteetti ja uudelleenohjaus", "toisen postilaatikon yhdistäminen", "yksityinen ikkuna" tai "sähköpostiohjelma". (1) Sanne haluaa lähettää postia myös osoitteesta bestellingen@example.com; osoitteella ei ole omaa postilaatikkoa, ja kaikki sen posti saa tulla suoraan hänen omaan Saapuneet-kansioonsa. (2) Daanilla on oma postilaatikko, ja hän hoitaa myös postilaatikkoa boekhouding@example.com, jolla on oma salasana ja joka on saman palveluntarjoajan palvelussa; hän käyttää webmailia ja haluaa vaihtaa niiden välillä monta kertaa päivässä yhdellä napsautuksella kirjautumatta uudelleen. (3) Sanne haluaa omalla kannettavallaan kerran vilkaista harjoittelijan postilaatikkoa oman postilaatikkonsa rinnalla asettamatta mitään, eikä kannettava saa sen jälkeen muistaa mitään. (4) Daan käyttää koko päivän neljää postilaatikkoa, haluaa ilmoitukset uusista viesteistä kaikista neljästä ja haluaa lukea postiaan junassa ilman yhteyttä. Valitse kuhunkin tilanteeseen vaihtoehto valintakentistä; ohjelma vertaa vastauksiasi mallivastaukseen ja selittää jokaisen tilanteen kohdalla miksi.

Lue lisää

Kun ohjeissa kuvataan vaiheita webmailissa, ne koskevat WebOkén webmailia; muissa webmaileissa toiminta on samankaltainen.

• Roundcube Webmail 5.3: Lähettäminen toisesta osoitteesta
• Roundcube Webmail 5.4: Useiden postilaatikoiden käyttö
• Sähköpostin lähettäminen useasta aliaksesta, virhe: Account xxx can not send emails from
• Uuden sähköpostiosoitteen tai postilaatikon luominen
• Sähköpostin uudelleenohjaus toiseen osoitteeseen (forwarderit, catch-all ei suositella)
• Ilmainen kurssi Sähköposti kuntoon: asennus ja toimiva perillemeno 3.3: Aliakset, uudelleenohjaus ja catch-all: käteviä, mutta riskialttiita
• IMAP vai POP3: mikä ero niillä on ja kumpi kannattaa valita?