Hyvä allekirjoitus

Moduuli 4: Sinä lähettäjänä · Lukuaika: 10 minuuttia

Oppimistavoite: Tämän oppitunnin jälkeen osaat tehdä lyhyen ja käyttökelpoisen allekirjoituksen oikealla erotinrivillä. Tiedät myös, miksi sähköpostiohjelmat tunnistavat tämän rivin, ja valitset harkiten pelkkää tekstiä olevan allekirjoituksen tai muotoillun, logollisen allekirjoituksen välillä.

Keskeiset käsitteet: allekirjoitus (Allekirjoitus), erotinrivi "-- ", RFC 3676, neljän rivin nyrkkisääntö (RFC 1855), pelkkä teksti, HTML-allekirjoitus, ulkoinen kuva, upotettu kuva, vastuuvapauslauseke

Mihin allekirjoitusta tarvitaan

Allekirjoitus (webmailissa sen nimi on Allekirjoitus) on teksti, joka lisätään automaattisesti viestiesi loppuun. Sen tarkoitus on käytännöllinen: vastaanottajan pitää tietää etsimättä, kuka olet ja miten sinut tavoittaa muuten. Ajattele ihmistä, joka lukee kello 8 aamulla puhelimestaan viestisi toimituksesta ja haluaa soittaa sinulle. Jos numerosi on viestin lopussa, hän soittaa. Jos sitä ei ole missään, hän vastaa sähköpostilla ja odottaa.

Mitä allekirjoitukseen kuuluu:

• nimesi ja tarvittaessa tehtävänimikkeesi;
• organisaatiosi nimi;
• puhelinnumero, josta sinut tavoittaa;
• verkkosivustosi.

Mitä siihen ei kuulu: koko osoitehistoriasi, kolme puhelinnumeroa, viisi somekuvaketta, päivän mietelause ja kopio sähköpostiosoitteestasi (se näkyy jo From-kentässä). Mitä enemmän laitat, sitä vähemmän luetaan.

Erotinrivi: kaksi viivaa ja välilyönti

Allekirjoituksen yläpuolelle kuuluu vakiorivi: kaksi viivaa ja välilyönti, eikä rivillä ole mitään muuta.

Tot donderdag!
Sanne

--
Sanne de Vries | Bloemenatelier Example
06 12345678 | www.example.com

Rivi -- on vanha Usenetin käytäntö, joka on vakiintunut myös sähköpostiin. Pelkkää tekstiä olevan sähköpostin standardi (RFC 3676, kohta 4.3) kuvaa sen tekstin ja allekirjoituksen erottimeksi. Välilyönti kuuluu mukaan: "--" ilman välilyöntiä on vain rivi, jolla on kaksi viivaa.

Miksi tällä on väliä? Koska sähköpostiohjelmat tunnistavat rivin. Monet ohjelmat näyttävät kaiken sen alla olevan vaaleammalla värillä ja jättävät allekirjoituksen pois, kun vastaat viestiin. Ilman erotinriviä allekirjoitus päätyy lainaukseen uudelleen keskustelun joka kierroksella. Kymmenen vastauksen jälkeen viestissä on kymmenen kopiota samasta allekirjoituksesta.

Webmail lisää erotinrivin itse allekirjoituksesi yläpuolelle, kun kirjoitat allekirjoituksen Allekirjoitus-kenttään. Älä siis kirjoita sitä itse uudelleen, muuten rivejä on kaksi. Varo myös kopioimista tekstinkäsittelyohjelmasta: se poistaa joskus rivin lopussa olevan välilyönnin.

Lyhyesti: neljän rivin nyrkkisääntö

Jo vuonna 1995 internetin käyttäjien verkkoetiketti (RFC 1855) antoi nyrkkisäännön: pidä allekirjoitus lyhyenä, enintään neljän rivin mittaisena. Syy oli silloin se, että ihmiset maksoivat yhteydestään minuuttihinnalla. Syy on poistunut, mutta sääntö on yhä hyvä: neljän rivin allekirjoituksen ihminen lukee, kahdentoista rivin allekirjoituksen hän ohittaa.

Neljä riviä riittää, kun yhdistelet fiksusti. Käytä erotinmerkkiä, kuten |, niin saat kaksi tietoa samalle riville:

--
Sanne de Vries | Bloemenatelier Example
Bloemen voor bruiloften en bedrijven
06 12345678 | www.example.com

Siinä on kolme riviä ja kaikki, mitä Ahmed tarvitsee.

Pelkkä teksti vai HTML, ja se logo

Allekirjoitus voi olla pelkkää tekstiä tai muotoiltu (HTML), aivan kuten viestisikin (oppitunti 3.2).

Pelkkää tekstiä oleva allekirjoitus näyttää kaikkialla samalta, jokaisessa puhelimessa ja ohjelmassa. Useimmille se on paras valinta.

HTML-allekirjoituksessa voi olla lihavointia, värejä, sanaan liitetty linkki ja logo. Siihen liittyy muutama sudenkuoppa:

• Muotoiltu allekirjoitus näkyy muotoiltuna vain, jos kirjoitat myös viestin muotoiltuna. Jos kirjoitat pelkkää tekstiä, allekirjoitus tulee viestin alle tavallisena tekstinä.
• Logon voi liittää kahdella tavalla. Ulkoisena kuvana: kuva, jolla on verkko-osoite ja joka on jo verkkosivustollasi. Viesti pysyy pienenä, mutta monet ohjelmat eivät lataa ulkoisia kuvia automaattisesti (kuten ei webmail itsekään, oppitunti 2.2). Silloin vastaanottaja näkee tyhjän laatikon. Tai upotettuna kuvana: kuva kulkee liitteenä jokaisen viestin mukana. Silloin se näkyy, mutta jokainen viesti kasvaa, ja joillakin vastaanottajilla jokaisen viestin kohdalla näkyy paperiliitin, ikään kuin viestissä olisi liite.
• 300 kt:n logo jokaisen viestin alla, myös viestin "Selvä, nähdään huomenna" alla, tuhlaa kaikkien tallennustilaa. Pidä logo pienenä, muutamassa kymmenessä kilotavussa.
• Älä koskaan laita tärkeitä tietoja, kuten puhelinnumeroasi, pelkästään kuvaan. Kuvasta ei voi kopioida tekstiä, eikä ruudunlukija osaa lukea sitä ääneen.

Vastuuvapauslausekkeet: lyhyesti ja varovasti

Monen yritysviestin lopussa on pitkä teksti, kuten "Tämä sähköposti on tarkoitettu ainoastaan vastaanottajalleen. Jos et ole viestin tarkoitettu vastaanottaja, sinun tulee..." Tällaisella vastuuvapauslausekkeella on vähän oikeudellista merkitystä. Vastaanottaja ei ole hyväksynyt sitä, ja se on viestin lopussa, kun viesti on jo luettu. Lauseke voi myös olla pidempi kuin itse viesti, varsinkin pitkässä viestiketjussa.

Jos haluat silti lisätä jotain, pidä se lyhyenä ja asiallisena lauseena ilman lupauksia tai väitteitä. Jos yritysviesteissä tarvitaan lakisääteisiä tietoja, kuten rekisterinumero, laita ne allekirjoitukseen äläkä pitkään tekstiin.

Milloin allekirjoitus lisätään

Kohdassa Asetukset > Viestien kirjoittaminen määrität, miten webmail käsittelee allekirjoitustasi: lisätäänkö se aina, myös vastauksiin ja uudelleenohjauksiin, ja tuleeko se lainatun viestin alle vai yläpuolelle. Jos kirjoitat lainauksen yläpuolelle (oppitunti 3.2), valitse myös, että allekirjoitus tulee lainauksen yläpuolelle. Muuten se on aivan lopussa, vanhan viestin alla, josta kukaan ei sitä löydä.

Jos sinulla on useampia identiteettejä (oppitunti 4.1), jokaisella identiteetillä on oma allekirjoituksensa. Kun valitset Lähettäjä-kohdassa toisen identiteetin, allekirjoitus vaihtuu sen mukana.

Käytännössä: näin se toimii webmailissa

Allekirjoitus tehdään kohdassa Asetukset > Identiteetit: napsauta osoitettasi ja täytä Allekirjoitus-kenttä. Kuvakepainikkeesta saat esiin muotoilun työkalurivin. Kohdassa Asetukset > Viestien kirjoittaminen määrität, milloin ja mihin kohtaan allekirjoitus lisätään. Kirjoittaessasi voit lisätä tai vaihtaa allekirjoituksen Allekirjoitus-painikkeella. Roundcube-käyttöohje kuvaa vaiheet. Muissa webmaileissa ja sähköpostiohjelmissa toiminta on samankaltaista, vaikka kaikki ohjelmat eivät lisää erotinriviä itse.

Yhteenveto

• Allekirjoituksessa on nimesi, organisaatiosi, puhelinnumerosi ja verkkosivustosi; ei enempää.
• Erotinrivi on täsmälleen "-- " (kaksi viivaa ja välilyönti, RFC 3676 kohta 4.3); ohjelmat tunnistavat sen ja jättävät allekirjoituksen pois lainatessaan.
• Nyrkkisääntö: enintään neljä riviä (RFC 1855).
• Pelkkä teksti näkyy kaikkialla oikein; logo on pieni, eikä tärkeitä tietoja ole koskaan pelkästään kuvassa.
• Vastuuvapauslausekkeilla on vähän oikeudellista merkitystä: lyhyesti ja varovasti, tai jätä pois.

Tietovisa (quiz)

Tehtävä

Tehtävä A4.2: Lähetä allekirjoituksesi tarkistettavaksi. Määritä kohdassa Asetukset > Identiteetit identiteetillesi allekirjoitus ja lähetä itsellesi viesti, jonka aiheessa on WMC A4.2. Avaa vastaanotettu viesti, valitse Lisää > Vie ja lataa .eml-tiedosto. Ohjelma lukee tiedoston vain muistiin ja tarkistaa: aiheessa on A4.2; viestissä on tekstiosa; erotinrivi on täsmälleen "-- " (välilyönnin kanssa: vihreä; "--" ilman välilyöntiä: oranssi; ei erotinriviä: punainen); erotinrivin alla olevassa allekirjoituksessa on enintään neljä riviä (vihreä), viisi tai kuusi riviä (oranssi) tai enemmän (punainen); allekirjoituksessa on nimesi tai osa näyttönimeäsi, tai puhelinnumero tai verkkosivusto; jos viestisi on HTML-muotoinen, siinä on myös pelkkää tekstiä oleva versio (multipart/alternative); ja allekirjoituksessa oleva kuva, joka kulkee liitteenä ja on yli 50 kt, antaa oranssin tuloksen. Jokaisesta kohdasta näet vihreän, oranssin tai punaisen tuloksen ja selityksen.

Lue lisää

Kun ohjeissa kuvataan vaiheita webmailissa, ne koskevat WebOkén webmailia; muissa webmaileissa toiminta on samankaltaista.

• Roundcube Webmail 5.2: Allekirjoituksen luominen
• Roundcube Webmail 5.1: Nimesi lähettäjänä
• Roundcube Webmail 10.1: Tärkeimmät asetukset
• RFC 3676, kohta 4.3 Usenet Signature Convention (englanniksi): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc3676
• RFC 1855, Netiquette Guidelines (englanniksi): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc1855