Moduuli 5 · 5.2
Järjestelmä, jossa pysyt
Moduuli 5: Järjestäminen ja löytäminen · Lukuaika: 8 minuuttia
Oppimistavoite: Tämän oppitunnin jälkeen osaat valita ja ottaa käyttöön yksinkertaisen tavan hoitaa postilaatikkoasi. Näet, mitä on vielä tehtävä, ja löydät viestit ilman, että lajittelet niitä joka päivä.
Keskeiset käsitteet: Saapuneet työlaatikkona, neljä valintaa, korostaminen, lukematon, arkisto, kiinteät hetket, jaettu postilaatikko
Miksi järjestelmä
Täysi postilaatikko on harvoin ongelma. Ongelma on se, ettet enää näe, mitä on vielä tehtävä. Asiakkaan kysymys hukkuu uutiskirjeiden joukkoon, ja maksamaton lasku on sivulla neljä. Järjestelmä ratkaisee tämän muutamalla kiinteällä sopimuksella itsesi kanssa. Sen ei tarvitse olla monimutkainen. Tärkeintä on, että se on niin yksinkertainen, että noudatat sitä vielä kolmen kuukauden päästä.
Parasta tapaa ei ole olemassa. Ihmiset työskentelevät eri tavoin, ja yhden hengen yrityksen posti on erilaista kuin yhdistyksen. Tämä oppitunti antaa sinulle rakennuspalikat ja vaihtoehdot. Sinä valitset, mikä sopii.
Saapuneet työlaatikkona
Lähes jokaisen toimivan järjestelmän ydin: Saapuneet on työlaatikko, ei arkisto. Kaikki, mitä Saapuneet-kansiossa on, vaatii sinulta vielä jotain. Kun asia on valmis, viesti lähtee sieltä pois. Näin yksi silmäys Saapuneet-kansioon kertoo heti, paljonko työtä on jäljellä.
Siksi teet jokaisesta viestistä yhden neljästä päätöksestä:
- Pois. Et tarvitse sitä. Poista viesti, tai ilmoita se roskapostiksi, jos se on roskapostia. Uutiskirje, jota et koskaan lue: peru tilaus, niin se ei enää tule takaisin.
- Arkisto. Asia on valmis, mutta haluat säilyttää viestin. Yksi napsautus Arkistoi-painiketta (oppitunti 5.1), niin viesti on poissa näkyvistä, mutta löydät sen haulla (oppitunti 5.3).
- Tee. Jotain on tehtävä, ja siihen menee enemmän kuin pari minuuttia. Jätä viesti paikalleen ja anna sille korostus (lippu Korostettu), jotta se erottuu. Jos asiaan menee alle pari minuuttia, hoida se heti ja arkistoi viesti sen jälkeen.
- Odota. Odotat vastausta tai maksua. Voit korostaa viestin tai siirtää sen omaan Odottaa-kansioon, jonka käyt läpi kerran viikossa.
Tärkeintä on, ettet napsauta eteenpäin tekemättä päätöstä. Jokainen viesti, jonka avaat ja jätät paikalleen ilman valintaa, on luettava myöhemmin uudelleen.
Vähän kansioita ja haku, vai paljon kansioita
Montako kansiota tarvitset? Tästä on kaksi koulukuntaa.
Paljon kansioita: kansio jokaiselle asiakkaalle, projektille ja toimittajalle. Etu: näet kaiken yhden asiakkaan postin yhdessä paikassa. Haitta: jokaisesta viestistä on päätettävä, minne se kuuluu, eikä kahta asiakasta koskeva viesti sovi kumpaankaan. Vuoden kuluttua sinulla on usein neljäkymmentä kansiota, joista käytät viittä.
Vähän kansioita ja haku: yksi arkisto, tarvittaessa vuosittain jaettuna, ja muuten haku. Etu: arkistointi on yksi napsautus ilman pohtimista. Haitta: sinun on osattava hakea hyvin. Oppitunti 5.3 näyttää, että se onnistuu verkkopostissa erittäin hyvin: lähettäjän, vastaanottajan ja sisällön mukaan, kaikista kansioista kerralla.
Monelle toimii parhaiten välimuoto: muutama kansio asioille, joiden on oikeasti oltava erillään (esimerkiksi Facturen (laskut) kirjanpitoa varten), ja muuten yksi arkisto. Kansiot, jotka täytät automaattisesti suodattimella (moduuli 6), eivät teetä sinulle työtä. Niitä saa siis olla vähän enemmän.
Korostus, lukematon ja luettelon suodattaminen
Muutama verkkopostin apuväline helpottaa järjestelmän käyttöä:
- Korostettu. Valinnalla Merkitse > Korostetuksi viesti saa lipun ja näkyy luettelossa punaisena. Lippu tallentuu palvelimelle, joten myös sähköpostiohjelmasi ja puhelimesi näkevät sen (siellä sitä kutsutaan usein tähdeksi tai lipuksi).
- Lukematon. Valinnalla Merkitse > Lukemattomaksi palautat viestin lukemattomaksi. Se on kätevä muistutus, mutta epäluotettava järjestelmä: puhelin, joka avaa viestin hetkeksi, merkitsee sen taas luetuksi.
- Tyyppi hakuasetuksissa. Valitse kohdassa Tyyppi esimerkiksi Korostettu tai Vastaamaton. Silloin luettelo näyttää vain ne viestit. Vastaamaton on kätevä Saapuneet-kansiossa: ne ovat viestejä, joihin et ole vielä vastannut. Huomaa: verkkoposti tietää vain, oletko itse napsauttanut Vastaa. Jos vastasit puhelimella tai soitit takaisin, viesti lasketaan edelleen vastaamattomaksi, ellei sähköpostisovelluksesi merkitse sitä myös vastatuksi.
Yksi sudenkuoppa on myös: automaattinen luetuksi merkitseminen. Jos verkkoposti on asetettu merkitsemään viestin luetuksi heti, kun se näkyy esikatseluruudussa, lukemattomuus menettää merkityksensä. Kohdassa Asetukset > Asetukset > Postilaatikkonäkymä valitset, monenko sekunnin jälkeen viesti lasketaan luetuksi (oppitunti 2.1).
Kiinteät hetket
Jos reagoit koko päivän jokaiseen uuteen viestiin, muulle työlle jää vähän aikaa. Järjestelmä toimii paremmin kiinteinä hetkinä: esimerkiksi aamulla, lounaan jälkeen ja päivän päätteeksi. Jokaisella kerralla käyt Saapuneet-kansion läpi neljän valinnan avulla. Kerran viikossa käyt läpi korostetut viestit ja Odottaa-kansion. Se, kuinka usein katsot postia, riippuu työstäsi. Verkkokauppa, jolle tulee asiakaskysymyksiä, katsoo useammin kuin yhdistys. Olennaista on, että sinä valitset etkä anna jokaisen ilmoituksen valita puolestasi.
Jaettu postilaatikko
Jos samaa postilaatikkoa, kuten info@, käyttää useampi ihminen, tarvitaan sopimuksia. Muuten kaksi vastaa tai ei kukaan. Esimerkiksi:
- Kuka ottaa viestin hoitaakseen, korostaa sen heti (lipun näkevät kaikki, koska se on palvelimella).
- Vastaamisen jälkeen viesti siirretään arkistoon, jotta Saapuneet näyttää, mikä on vielä auki.
- Vastaukset lähetetään samasta osoitteesta ja samalla allekirjoituksella (moduuli 4).
- Yksi henkilö vastaa päivittäin siitä, että Saapuneet tyhjenee.
Sovi myös, mitä ei tehdä: kukaan ei määritä tähän postilaatikkoon POP-yhteyttä käyttävää sähköpostiohjelmaa, koska silloin posti katoaa muilta (oppitunti 1.2).
Käytännössä: näin se toimii verkkopostissa
Merkitse löytyy viestin yläpuolella olevasta työkalurivistä. Arkistoi näkyy painikkeena heti, kun olet valinnut arkistokansion kohdassa Asetukset > Asetukset > Erikoiskansiot. Tyyppi ja muut suodattimet ovat hakuasetuksissa (hakukentän nuoli). Vaiheet löytyvät Roundcube-oppaasta kohdista Merkitseminen, siirtäminen ja poistaminen sekä Viestien arkistointi. Muissa verkkoposteissa toiminta on samantapainen: Gmailissa on Arkistoi-painike ja tähdet, Outlook.comissa Arkistoi-painike ja liput.
Yhteenveto
- Saapuneet on työlaatikko: kaikki, mitä siellä on, vaatii sinulta vielä jotain.
- Tee jokaisesta viestistä yksi päätös: pois, arkisto, tee (korosta) tai odota.
- Vähän kansioita ja hyvä haku teettää vähemmän työtä kuin paljon kansioita. Suodattimen täyttämät kansiot eivät maksa mitään.
- Korostukset ja vastattu-tila tallentuvat palvelimelle, joten ne näkyvät myös kollegoille jaetussa postilaatikossa.
- Käy Saapuneet läpi kiinteinä hetkinä ja tee sopimuksia, jos jaat postilaatikon.
Tietovisa (quiz)
Tehtävä
Tehtävä D5.2: Oma järjestyssuunnitelmasi. Avaa oma postilaatikkosi verkkopostissa. Laske, montako kansiota sinulla on (Asetukset > Kansiot) ja montako lukematonta viestiä Saapuneet-kansiossa on. Valitse sitten järjestelmä: vähän kansioita ja arkisto, paljon kansioita tai välimuoto. Ota se käyttöön: valitse arkistokansio kohdassa Erikoiskansiot, jos sinulla ei vielä ole sellaista, siivoa pois kansiot, joita et ole käyttänyt vuoteen (siirrä posti ensin arkistoon), ja käy Saapuneet läpi kerran neljän valinnan avulla. Vastaa sen jälkeen itsellesi: montako kansiota sinulla oli ja montako on nyt? Montako viestiä Saapuneet-kansiossa on vielä, ja vaativatko ne kaikki oikeasti sinulta vielä jotain? Minä kiinteinä hetkinä katsot jatkossa postiasi? Ja jos jaat postilaatikon: mitkä kaksi sopimusta teet kollegoidesi kanssa?
Tehtävä D5.2: Oma järjestyssuunnitelmasi
Tämän tehtävän teet itse, kukaan ei tarkista sitä. Merkitse tekemäsi kohdat ja merkitse tehtävä tehdyksi.
Toimiva järjestelmä: Saapuneet on työlaatikkosi. Päätä jokaisesta viestistä: poista, arkistoi, tee (merkitse lipulla) tai odota. Muutama kansio ja hyvä haku toimivat useimmille paremmin kuin kymmenet kansiot. Varaa säännöllinen hetki lippumerkintöjen ja työlaatikon läpikäyntiin.
Merkintäsi ja muistiinpanosi pysyvät vain tässä selaimessa, emme lähetä niitä minnekään. Jos olet kirjautunut sisään, tallennamme kohtaan Omat kurssit vain sen, että olet tehnyt tehtävän.
Lue lisää
Kun ohjeissa kuvataan vaiheita verkkopostissa, ne koskevat WebOkén verkkopostia. Muissa verkkoposteissa toiminta on samantapainen.