Sähköposti, joka luetaan

Moduuli 3: Viestien kirjoittaminen · Lukuaika: 11 minuuttia

Oppimistavoite: Tämän oppitunnin jälkeen osaat kirjoittaa sähköpostin, joka ymmärretään nopeasti. Aihe kertoo, mitä pitää tehdä, kysymys on heti alussa, rakenne on selkeä, lainaus auttaa lukijaa ja valitset harkiten tavallisen tekstin tai muotoilun.

Keskeiset käsitteet: aiherivi, ydinlause, yksi aihe viestiä kohden, lainaaminen, lainauksen ala- tai yläpuolelle kirjoittaminen, tavallinen teksti, HTML-editori, multipart/alternative, sävy, Perillesaapumisilmoitus

Lukija silmäilee ensin

Kun joku avaa sähköpostinsa, hän ei lue ylhäältä alas. Hän näkee viestiluettelossa nimen ja aiheen, ehkä avaa viestin, lukee ensimmäiset rivit ja päättää: hoidan nyt, hoidan myöhemmin tai jätän sikseen. Hyvä sähköposti on kirjoitettu juuri näitä muutamaa sekuntia varten. Kyse ei ole kauniista lauseista vaan järjestyksestä: tärkein asia ensin.

Kaksi asiaa ratkaisee, selviääkö viestisi ensimmäisestä silmäyksestä: aihe ja ensimmäinen lause.

Aihe: tiivistelmä ja toimenpide

Aiherivi on ainoa asia, jonka vastaanottaja näkee ennen kuin avaa viestin, ja ainoa, jolla hän myöhemmin hakee sitä. ”Kysymys”, ”Info” tai ”Re: Re: Fwd: tarjous” eivät kerro mitään. Hyvä aihe vastaa kahteen kysymykseen: mistä on kyse ja mitä odotat?

• Huono: vraagje
• Parempi: Bruiloft 14 juni: kleuren en aantal tafels
• Paras: Bruiloft 14 juni: graag kleuren en aantal tafels voor 1 mei

Viimeisessä aiheessa on päivämäärä ja toimenpide. Ahmed tietää avaamatta viestiä, että hänen pitää päättää jotain ja mihin mennessä. Puolen vuoden päästä Sanne löytää viestin hakemalla sanalla ”bruiloft” (häät) tai ”tafels” (pöydät) (oppitunti 5.3).

Jos keskustelun aihe muuttuu, muuta myös aiheriviä. Ketjua, jonka aihe on ”Tarjous” mutta joka nyt käsittelee valitusta, ei löydä kukaan.

Ensimmäinen lause on kysymys

Aloita siitä, mistä on kyse: kysymyksestä, päätöksestä tai uutisesta. Taustat tulevat vasta sen jälkeen. Tätä kutsutaan myös ydinlauseeksi. Vertaa: ”Toivottavasti kaikki on hyvin, täällä on ollut tosi kiireistä äitienpäivän takia, Daan oli lomalla ja kävin tarjouksen vielä kerran läpi...” ja ”Ahmed, voisitko kertoa minulle kaksi asiaa ennen 1. toukokuuta: värit ja pöytien määrän?” Jälkimmäiseen Ahmed voi vastata yhdellä kertaa. Ystävällinen johdanto on ihan hyvä, mutta älä laita sitä kysymyksen edelle.

Muutama nyrkkisääntö, joista on apua:

• Yksi aihe viestiä kohden. Jos viestissä on kaksi aihetta, toinen unohtuu usein. Lisäksi viestiä ei voi arkistoida yhteen kansioon tai välittää oikealle henkilölle.
• Lyhyitä kappaleita, ja niiden väliin tyhjä rivi. Viidentoista rivin tekstimassaa ei lue kukaan puhelimella.
• Useita kysymyksiä? Numeroi ne. Silloin vastaanottaja voi vastata ”1. pastelli, 2. neljätoista pöytää”.
• Mainitse päivämäärä, jos tarvitset jotain, ja kerro miksi (”niin ehdin tilata ajoissa kasvattajalta”).
• Lopeta kertomalla seuraava vaihe, älä kolmella huutomerkillä.

Lainaaminen: vain se, mikä auttaa

Kun vastaat viestiin, webmail lisää alkuperäisen viestin vastaukseesi lainauksena: tavallisessa tekstissä jokaisen rivin alkuun tulee >, muotoillussa viestissä pystyviiva. Lainaus on kätevä, koska vastaanottaja näkee, mihin vastaat. Pitkässä ketjussa lainaus kuitenkin kasvaa joka kierroksella, kunnes kahden rivin vastauksesi hukkuu neljän näytöllisen tekstin alle.

Poista siksi kaikki tarpeeton. Jätä vain lause, johon vastaat, ja kirjoita vastauksesi sen alle. Tätä kutsutaan tekstin lomaan vastaamiseksi:

> Wil je wit met roze of toch meer pastel?
Pastel graag, met wat lichtgroen.

> Hoeveel tafels waren het?
Veertien.

Se, aloitatko lainauksen ylä- vai alapuolelta, on sopimuskysymys. Työsähköpostissa lainauksen yläpuolelle kirjoittaminen on yleistynyt, koska uusin asia on silloin ylimpänä. Teknisillä postituslistoilla normi on kirjoittaa alle tai rivien väliin. Valitse tapa, joka sopii niille, joiden kanssa viestit, ja pysy siinä. Webmailissa valinta tehdään kohdassa Asetukset > Viestien kirjoittaminen > Vastattaessa.

Sudenkuoppa: lainatussa ketjussa on joskus asioita, joita uuden vastaanottajan ei tarvitse lukea, kuten sisäinen kommentti tai puhelinnumero. Lue lainaus läpi ennen kuin lisäät jonkun vastaanottajaksi tai välität viestin.

Tavallinen teksti vai muotoilu?

Sähköpostin voi kirjoittaa kahdella tavalla.

• Tavallinen teksti: pelkkiä kirjaimia, ei lihavointia, värejä tai kuvia tekstissä. Näkyy kaikkialla samanlaisena, on pienikokoinen ja luettava kaikilla näytöillä, myös yksinkertaisessa sähköpostisovelluksessa tai ruudunlukuohjelmalla.
• HTML (muotoilu): lihavointia, otsikoita, värejä, sanojen taakse upotettuja linkkejä ja kuvia. Sähköpostiohjelma, joka lähettää muotoiltua tekstiä, liittää samaan viestiin yleensä myös tavallisen tekstin version. Tätä kutsutaan nimellä multipart/alternative: vastaanottaja saa sen version, jonka hänen ohjelmansa näyttää parhaiten.

Muotoilusta on hyötyä, kun se selkeyttää sisältöä: aikataulutaulukko, otsikko jokaisen osion yläpuolella, lihavoitu määräaika. Siitä ei ole hyötyä, jos se on pelkkää koristetta: värillisiä kirjaimia, taustakuva tai viisi eri fonttia. Muotoilu voi myös kadota tai näkyä eri tavalla, esimerkiksi jos vastaanottaja lukee vain tavallista tekstiä. Älä siis koskaan ilmaise merkitystä pelkällä värillä (”punaiset päivät ovat täynnä”).

WebOkén webmailissa kirjoitat oletuksena tavallista tekstiä. HTML-editorin saat käyttöön viestikohtaisesti tekstikentän vasemmassa yläkulmassa olevalla kuvakepainikkeella tai oletukseksi kohdassa Asetukset > Viestien kirjoittaminen.

Sävy, oikoluku ja Perillesaapumisilmoitus

Sähköpostista puuttuvat äänesi ja ilmeesi. Lyhyt lause, jonka tarkoitat tehokkaaksi, voi tuntua vastaanottajasta tylyltä. Muutama nyrkkisääntö: tervehdi ja lopeta kohteliaasti, kirjoita ”voisitko” eikä ”sinun pitää”, älä koskaan kirjoita mitään, mitä et sanoisi vastaanottajalle myös ääneen, ja odota lähettämisen kanssa, jos olet vihainen. Kun jätät viestin luonnokseksi ja luet sen tunnin päästä uudelleen (oppitunti 3.4), säästyt monelta katumukselta.

Lue viesti vielä kerran ennen kuin napsautat Lähetä: onko vastaanottaja oikea, onko aihe oikea, onko kysymys alussa, onko liite mukana (oppitunti 3.3)?

Perillesaapumisilmoitus-asetuksella pyydät vastaanottajaa ilmoittamaan, että hän on avannut viestisi. Käytä sitä säästeliäästi. Vastaanottaja näkee pyynnön, saa kieltäytyä, eivätkä monet ohjelmat lähetä ilmoitusta koskaan. Puuttuva ilmoitus ei siis kerro mitään. Jos pyydät ilmoitusta joka viestissä, se vaikuttaa lisäksi epäluuloiselta. Jos haluat varmistaa, että jokin on mennyt perille, kysy sitä yksinkertaisesti viestin tekstissä.

Käytännössä: näin se toimii webmailissa

Valitset lainauksen ylä- tai alapuolelle kirjoittamisen kohdassa Asetukset > Viestien kirjoittaminen. Samassa paikassa asetat, kirjoitatko oletuksena muotoiltua tekstiä. HTML-editorin saat käyttöön viestikohtaisesti kuvakepainikkeella. Perillesaapumisilmoituksen löydät Viestin kirjoitus -näkymän oikean reunan asetuksista. Roundcube-käyttöopas kuvaa painikkeet vaihe vaiheelta. Muissa webmaileissa ja sähköpostiohjelmissa asetusten nimet ovat samankaltaisia, ja kirjoittamisen säännöt pätevät kaikkialla.

Yhteenveto

• Kirjoita ensimmäistä silmäystä varten: aihe ja ensimmäinen lause ratkaisevat, luetaanko viestisi.
• Hyvä aihe kertoo, mistä on kyse ja mitä odotat, mieluiten päivämäärän kanssa.
• Yksi aihe viestiä kohden, lyhyet kappaleet, numeroidut kysymykset ja selkeä seuraava vaihe.
• Lainaa vain sitä, mikä auttaa; valitse kirjoitatko lainauksen ylä- vai alapuolelle ja pysy valinnassasi.
• Käytä muotoilua vain, kun se selkeyttää sisältöä; pyydä Perillesaapumisilmoitusta korkeintaan poikkeustapauksissa.

Tietovisa (quiz)

Tehtävä

Tehtävä D3.2: Kirjoita sekava viesti uudelleen. Avaa materiaali slechte-mail.txt: Sannen viesti Ahmedille, jonka aihe on ”vraagje” (kysymys). Viestissä on neljä aihetta sekaisin, ja varsinainen kysymys tulee vasta lopussa. Kirjoita viesti webmailissa uudelleen uutena viestinä itsellesi (älä lähetä sitä kenellekään muulle). Käytä tätä tarkistuslistaa: aihe kertoo, mistä on kyse, mitä pitää tehdä ja mihin mennessä; ensimmäinen lause on kysymys; kysymykset on numeroitu; aiheeseen kuulumattomat asiat on poistettu (tai siirretty omaan viestiinsä); Vastaanottaja-kentässä on vain se, jonka pitää vastata; viesti on alkuperäistä lyhyempi. Vastaa sen jälkeen: mikä alkuperäisen viestin lause oli oikeastaan sen ydin, mitä jätit pois ja miksi, ja kuuluuko Daan Vastaanottaja- tai Kopio-kenttään vai ei kumpaankaan? Vertaa lopuksi tehtävän mallivastaukseen.

Lue lisää

Webmailin vaiheet koskevat WebOkén webmailia; muissa webmaileissa toiminta on samankaltaista.

• Roundcube Webmail 4.2: Vastaaminen ja välittäminen eteenpäin
• Roundcube Webmail 4.4: Muotoilu, luonnokset ja lisäasetukset
• Roundcube Webmail 10.1: Tärkeimmät asetukset
• Roundcube Webmail 9.1: Haku sähköposteista