Tallennustila ja siivoaminen

Moduuli 5: Järjestäminen ja löytäminen · Lukuaika: 8 minuuttia

Oppimistavoite: Tämän oppitunnin jälkeen osaat laskea, kuinka täynnä postilaatikkosi on, tiedät, mitä tapahtuu sen täyttyessä, ja osaat vapauttaa tilaa harkitusti menettämättä viestejä, joita tarvitset.

Keskeiset käsitteet: tallennustilan raja (kiintiö, quota), kaikki kansiot lasketaan mukaan, Tyhjennä, Tiivistä, suuret viestit, Vie, varmuuskopio

Jokaisella postilaatikolla on raja

Postilaatikollasi on tallennustilan raja, jota kutsutaan myös kiintiöksi (quota): suurin määrä postia, joka siihen mahtuu, esimerkiksi 2 GB. Raja koskee koko postilaatikkoa eli kaikkia kansioita yhteensä. Tämä unohtuu usein. Myös nämä kansiot lasketaan mukaan:

• Lähetetyt: jokainen itse lähettämäsi liite on tallessa myös siellä.
• Arkisto: poissa näkyvistä ei tarkoita poissa tallennustilasta.
• Roskaposti: myös viestit, joita et koskaan avaa.
• Roskakori: poistettu viesti on Roskakorissa ja lasketaan mukaan, kunnes tyhjennät sen.
• Piilotetut kansiot: kansiot, joita et ole tilannut näkyviin (oppitunti 5.1).

Postilaatikon rajan lisäksi koko palvelupaketillasi on yleensä oma rajansa. Jos kaikki postilaatikkosi ja verkkosivustosi ovat yhteensä liian suuria, raja tulee vastaan, vaikka omassa postilaatikossasi olisi vielä tilaa.

Kuinka täynnä se on?

Webmailissa näet vasemmalla alhaalla kansioiden alla palkin, jossa on prosenttiluku. Se kertoo, kuinka suuri osa rajastasi on käytössä. Saman tiedon näet kohdassa Asetukset > Kansiot kansioluettelon alla.

Laskeminen on helppoa: laske kaikkien kansioiden koot yhteen ja jaa rajalla. Esimerkki 1 GB:n eli 1024 MB:n postilaatikosta:

Postvak In     310 MB
Verzonden      220 MB
Archief        180 MB
Spam            40 MB
Prullenbak      62 MB
Concepten        4 MB
-------------------------
Totaal         816 MB

816 / 1024 = 0,797  →  80 % vol

Kun tyhjennät Roskapostin ja Roskakorin, käytöstä vähenee 102 MB: 714 / 1024 = 0,697 eli 70 %. Näin näet yhdellä silmäyksellä, mikä siivoustoimi vapauttaa eniten tilaa. Huomaa, että postipalvelimet laskevat luvulla 1024: 1 GB on 1024 MB.

Mitä tapahtuu, kun se on täynnä

Kun postilaatikkosi on täynnä, uutta postia ei mahdu enää sisään. Lähettäjän palvelin saa hylkäyksen, ja lähettäjä saa takaisin virheilmoituksen, jossa lukee esimerkiksi "Mailbox full" tai "Quota exceeded" (oppitunnilla 8.4 opit lukemaan tällaisen ilmoituksen). Sinulle tilanne on salakavala: et näe mitään, koska viesti ei koskaan saavu. Huomaat asian vasta, kun asiakas soittaa, että hänen viestinsä palautuu.

Myös lähettäminen voi silloin takkuilla. Webmail tallentaa jokaisesta lähetetystä viestistä kopion Lähetetyt-kansioon. Jos sille ei ole tilaa, saat ilmoituksen, ettei viestiä voitu tallentaa Lähetetyt-kansioon.

Siksi monet palveluntarjoajat lähettävät varoituksen sähköpostilla, kun postilaatikko on lähes täynnä. Ota varoitus vakavasti ja siivoa ennen kuin raja tulee vastaan.

Tilan vapauttaminen: helposta harkittuun

Etene tässä järjestyksessä:

1. Tyhjennä Roskaposti ja Roskakori. Valitse kansio, napsauta kansioiden yläpuolella olevia kolmea pistettä ja valitse Tyhjennä. Tämä vapauttaa usein heti tilaa, etkä menetä mitään tarpeellista.
2. Etsi suuret viestit. Muutama viesti, jossa on suuria liitteitä, vie usein enemmän tilaa kuin tuhat tavallista viestiä. Lajittele luettelo kohdasta Listaa valinnat järjestykseen Koko, laskeva. Tee sama myös Lähetetyt-kansiossa: siellä ovat kaikki omat liitteesi. Yhdistä tähän oppitunnin 5.3 hakuvalinnat: tyyppi Liitteen kera ja Päiväys vuotta vanhempi.
3. Tallenna liitteet muualle. Tarvitsetko liitettä mutta et itse viestiä? Tallenna liite omaan tallennustilaasi tai pilveen ja poista sen jälkeen viesti.
4. Tyhjennä Roskakori uudelleen. Kaikki vaiheissa 2 ja 3 poistamasi on nyt siellä.

Lisäksi on kaksi asetusta, jotka pitävät postilaatikkosi pienenä itsestään. Ne löytyvät kohdasta Asetukset > Asetukset > Palvelinasetukset, otsikon Huolto alta:

• Tyhjennä roskakori kirjautuessa ulos: Roskakori tyhjenee, kun kirjaudut ulos. Kätevää, mutta uloskirjautumisen jälkeen et saa enää toista mahdollisuutta.
• Poista roskapostiviestit suoraan: poistamasi roskaposti ei kulje ensin Roskakorin kautta.

Tyhjennä ja Tiivistä: ero

Kansiotoimintojen valikossa näet sekä toiminnon Tyhjennä että Tiivistä. Tyhjennä poistaa kaikki valitun kansion viestit. Tiivistä on eri asia: IMAPissa viesti voi olla merkitty poistetuksi, vaikka se ei ole vielä poissa. Jotkin sähköpostiohjelmat toimivat näin: ne yliviivaavat viestin sen sijaan, että siirtäisivät sen Roskakoriin. Tiivistä poistaa nämä merkityt viestit oikeasti. Jos kansiossa on yliviivattuja viestejä, Tiivistä vapauttaa tilaa.

Ensin talteen, sitten roskiin

Haluatko säilyttää vanhaa postia, mutta et palvelimella? Tee silloin ensin kopio:

• Yksi viesti: Lisää > Vie. Saat .eml-tiedoston, jonka voit myöhemmin avata lähes missä tahansa sähköpostiohjelmassa.
• Useita viestejä kerralla: valitse ne ja valitse Lisää > Vie. Saat zip-tiedoston, jossa kaikki viestit ovat .eml-muodossa.
• Suuret määrät: ota tietokoneellasi käyttöön sähköpostiohjelma, joka tallentaa postin paikallisesti. Näin saat myös suuren arkiston siirrettyä pois palvelimelta.

Tarkista, että kopio aukeaa, ennen kuin poistat postin palvelimelta. Tyhjennetty Roskakori on nimittäin poissa. Joskus sen voi vielä palauttaa palvelimen varmuuskopiosta, mutta älä laske sen varaan.

Käytännössä: näin se toimii webmailissa

Tallennustilan palkki on vasemmalla alhaalla; Tyhjennä ja Tiivistä löytyvät kansioiden yläpuolella olevasta kolmen pisteen valikosta; koon mukaan lajittelet viestiluettelon yläpuolella olevasta kohdasta Asetukset. Roundcube-käyttöohjeessa vaiheet on kuvattu kohdassa Postilaatikkosi on täynnä. Muissa webmaileissa toiminta on samantapaista: Gmail jakaa tallennustilansa Driven ja Kuvien kanssa, ja Outlook.com näyttää käytön tallennustilan asetuksissa.

Yhteenveto

• Tallennustilan raja koskee kaikkia kansioita yhteensä, myös Lähetetyt-, Arkisto-, Roskaposti- ja Roskakori-kansioita sekä piilotettuja kansioita.
• Laskeminen: laske kansiot yhteen ja jaa rajalla; 1 GB on 1024 MB.
• Täysi postilaatikko hylkää uuden postin; lähettäjä saa virheilmoituksen, sinä et huomaa mitään.
• Aloita tyhjentämällä Roskaposti ja Roskakori, etsi sitten suuret viestit (myös Lähetetyt-kansiosta) ja tyhjennä lopuksi Roskakori uudelleen.
• Vie talteen se, mitä haluat säilyttää, ja tarkista kopio ennen kuin poistat mitään lopullisesti.

Tietovisa (quiz)

Tehtävä

Tehtävä A5.4: Laske tallennustilasi käyttö. Sannella on 2 GB:n eli 2048 MB:n postilaatikko. Hänen kansioidensa koot ovat: Saapuneet 612 MB, Lähetetyt 388 MB, Arkisto 455 MB, Roskaposti 96 MB, Roskakori 173 MB ja Luonnokset 12 MB. Kysymys 1: kuinka monta prosenttia hänen postilaatikostaan on käytössä? Kysymys 2: kuinka monta prosenttia on käytössä, kun hän on tyhjentänyt Roskapostin ja Roskakorin? Kirjoita kumpaankin kysymykseen kokonaisluku (pyöristettynä kokonaisiin prosentteihin, ilman prosenttimerkkiä). Ohjelma vertaa vastauksiasi vastausavaimeen 1 prosentin tarkkuudella ja näyttää virheen sattuessa, miten lasku tehdään.

Lue lisää

Webmailin vaiheet koskevat WebOkén webmailia; muissa webmaileissa toiminta on samantapaista.

• Roundcube Webmail 13.3: Postilaatikkosi on täynnä
• Roundcube Webmail 10.1: Tärkeimmät asetukset
• Postilaatikon tyhjentäminen tilan vapauttamiseksi DirectAdminissa
• Tallenna sähköpostit paikallisesti ja säästä tilaa sähköpostipalvelimella
• Miten tarkistan sähköpostin käyttöni?
• Ilmainen kurssi Sähköposti kuntoon: asennus ja toimiva perillemeno 3.2: Tallennustila, kiintiö ja täysi postilaatikko
• Virheilmoitukset ratkaistu 1.6: 552: postilaatikko on täynnä tai viesti on liian suuri