Liitteet ja suuret tiedostot

Moduuli 3: Viestien kirjoittaminen · Lukuaika: 11 minuuttia

Oppimistavoite: Tämän oppitunnin jälkeen osaat laskea, mahtuvatko tiedostot yhteen viestiin, ymmärrät miksi liite kasvaa lähetettäessä ja valitset suurille tiedostoille oikean tavan: pienennä, muunna tai lähetä jakolinkki.

Keskeiset käsitteet: MIME, base64, viestin kokoraja, liitteen enimmäiskoko, vastaanottava palvelin, jakolinkki, vanhenemispäivä, pdf, kuvan pienentäminen, liitemuistutus, vCard

Liitteestä on tullut tekstiä

Sähköposti suunniteltiin alun perin tavalliselle tekstille. Kuva, pdf tai laskentataulukko koostuu mielivaltaisista tavuista, eikä niitä voi lähettää sellaisenaan. Siksi on olemassa MIME: sopimus, joka jakaa viestin osiin. Jokaisella osalla on otsikkorivi, joka kertoo, mikä osa on (esimerkiksi Content-Type: application/pdf) ja miten se on pakattu. Tiedostoille pakkaustapa on lähes aina base64.

Base64 muuntaa tiedostosi jokaiset 3 tavua 4 luettavaksi merkiksi (RFC 2045). Tulos on siis noin kolmanneksen alkuperäistä suurempi. 3 MB:n kuva vie viestissä noin 4 MB. Tältä tällaisen liitteen alku näyttää, kun katsot viestin lähdettä:

Content-Type: application/pdf; name="offerte-bruiloft.pdf"
Content-Disposition: attachment; filename="offerte-bruiloft.pdf"
Content-Transfer-Encoding: base64

JVBERi0xLjcKJcfsj6IKNSAwIG9iago8PC9MZW5ndGggNiAwIFIvRmlsdGVyIC9GbGF0ZURl
Y29kZT4+CnN0cmVhbQp4nO1dW4/bNhJ+968wFigQoGBMhfVL6UNBRoqnSuUMIqI3Lff1Uq...

Jokainen rivi tuota sotkua on pala pdf-tiedostoasi. Vastaanottaja ei näe siitä mitään: hänen sähköpostiohjelmansa muuntaa sen takaisin alkuperäiseksi tiedostoksi.

Laskeminen: mahtuuko se yhteen viestiin?

Jokaisella sähköpostipalvelimella on viestin kokoraja: suurin viesti, jonka se ottaa vastaan, pakkaamisen jälkeen mitattuna. WebOkéllä raja on 50 MB viestiä kohden kaikilla sähköpostipalvelimilla. Koska base64 kasvattaa kaikkea kolmanneksella, yhteen viestiin mahtuu noin 36 MB liitteitä. Saman luvun näet webmailissa tiedoston enimmäiskokona, kun lisäät liitettä.

Nyrkkisääntö omaan laskemiseen:

1. Laske kaikkien liitteiden koot yhteen.
2. Jos summa on yli noin 36 MB, se ei mahdu yhteen viestiin WebOkéllä.
3. Jos se on pienempi, se mahtuu omalle palvelimellesi. Mutta tämä on vasta puolet asiasta.

Toinen puoli on vastaanottava palvelin. Silläkin on viestin kokoraja, ja se on usein alle 50 MB. Monet palvelut ottavat vastaan viestejä noin 20 tai 25 MB:iin asti, mutta raja vaihtelee palveluittain ja voi muuttua. Jos viestisi on liian suuri vastaanottajalle, saat takaisin virheilmoituksen, usein koodilla 552 tai sanoilla "message too big" tai "message size exceeds". Viestisi on silloin kyllä lähetetty, mutta se ei ole perillä.

Siksi toinen, varovaisempi nyrkkisääntö: jos liitteitä on yli 15 tai 20 MB ja vastaanottaja on oman organisaatiosi ulkopuolella, valitse mieluummin jakolinkki. Silloin sinun ei tarvitse arvailla.

Muista myös: viesti, jossa on suuria liitteitä, jää Lähetetyt-kansioosi ja vastaanottajan postilaatikkoon. Se lasketaan kummankin tallennustilaan (oppitunti 5.4). Jos lähetät saman 20 MB:n tiedoston viidelle ihmiselle, se on vastaanottajilla viisi kertaa ja sinulla kerran.

Pienentäminen: suurin hyöty ensin

Ennen kuin teet jakolinkin, katso, voiko tiedostoa pienentää. Kaikki tiedostot eivät ole sisältöönsä nähden yhtä suuria.

• Puhelimen tai kameran kuvat ovat usein useita megatavuja kappale, koska ne on tallennettu täydellä resoluutiolla. Näytölle riittää murto-osa siitä. Kun pienennät kuvan esimerkiksi 2000 pikselin levyiseksi, se pienenee yleensä moninkertaisesti, eikä näytöllä huomaa eroa. Tämä on lähes aina suurin hyöty.
• Asiakirjat: .docx-muotoinen tarjous voi olla suuri lisättyjen kuvien takia, ja se voi näyttää vastaanottajalla erilaiselta. Pdf on usein pienempi, näyttää kaikkialla samalta eikä sitä voi vahingossa muokata.
• Skannatut asiakirjat ovat kuvia. Skannaa pienemmällä resoluutiolla tai mustavalkoisena, jos värejä ei tarvita.
• Zip-pakkaus auttaa tekstitiedostoissa ja laskentataulukoissa, mutta tuskin lainkaan kuvissa, videoissa ja pdf-tiedostoissa: ne on jo valmiiksi pakattu.

Videoissa pienentäminen ei usein riitä. Muutaman minuutin video on helposti yli 36 MB. Silloin jakolinkki on ainoa hyvä tapa.

Jakolinkki: tiedosto pysyy paikallaan, linkki matkustaa

Jakolinkissä tallennat tiedoston verkkotallennustilaan, kuten Nextcloudiin tai muuhun pilveen, ja lähetät vain linkin. Viesti pysyy pienenä, vastaanottaja lataa tiedoston silloin kun haluaa, ja voit myöhemmin poistaa linkin käytöstä.

Hyvässä jakolinkissä on:

• vanhenemispäivä, jotta tiedosto ei jää vuosiksi julkiseksi;
• salasana luottamuksellisissa tiedostoissa, ja sen kerrot toista kanavaa pitkin (tekstiviestillä tai puhelimessa), ei samassa viestissä;
• vain lukuoikeus, ellei toisen todella tarvitse tallentaa jotain takaisin.

Sudenkuoppa: jakolinkki ilman salasanaa toimii kaikille, joilla linkki on. Jos vastaanottaja välittää viestisi eteenpäin, seuraavakin vastaanottaja pääsee tiedostoon. Henkilötiedoissa tai tarjouksissa salasana ja vanhenemispäivä eivät siis ole ylellisyyttä.

Toinen sudenkuoppa: jotkut vastaanottajat eivät luota linkkeihin, ja aiheesta kaiken tietojenkalastelun jälkeen (oppitunti 2.4). Kerro siksi viestissä, mitä on odotettavissa: "Saat linkin Nextcloudiimme, tiedoston nimi on foto's-bruiloft.zip ja linkki toimii 1. kesäkuuta asti."

Unohtuneet liitteet ja käyntikortti

Kuka ei olisi kirjoittanut "katso liite" ja jättänyt liitteen sitten lisäämättä? Webmail voi varoittaa sinua: kun Muistuta mahdollisesti unohtuneista liitteistä on käytössä, se tarkistaa Lähetä-painiketta painettaessa, sisältääkö tekstisi sanoja kuten "liite", vaikka liitettä ei ole. Muistutus on oletuksena pois päältä; otat sen käyttöön kohdassa Asetukset > Viestien kirjoittaminen.

Liitä vCard -toiminnolla lähetät osoitekirjasi yhteystiedon käyntikorttina (.vcf-tiedosto). Vastaanottaja tallentaa sen yhdellä napsautuksella omaan osoitekirjaansa. Kätevää, kun haluat antaa jollekulle kollegan tai toimittajan tiedot. Lisää vCardista oppitunnilla 7.2.

Käytännössä: näin se toimii webmailissa

Viestin kirjoitus -näkymässä lisäät liitteen ylhäältä kohdasta Liitä tai oikealta kohdasta Liitetiedosto, tai vedät tiedoston oikeanpuoleiseen kenttään. Siellä näet myös tiedoston enimmäiskoon. Unohtuneiden liitteiden muistutus on kohdassa Asetukset > Viestien kirjoittaminen. Roundcube-käyttöopas kuvaa vaiheet. Muissa webmaileissa toiminta on samankaltaista, mutta viestin kokoraja vaihtelee palveluntarjoajittain.

Yhteenveto

• Liitteet pakataan base64-koodauksella tekstiksi, ja siksi ne kasvavat noin kolmanneksella (3 tavusta tulee 4 merkkiä).
• WebOkéllä viesti saa olla 50 MB; se on noin 36 MB liitteitä.
• Vastaanottavat palvelimet hyväksyvät usein vähemmän; suurille tiedostoille ulkopuolisille mieluummin jakolinkki.
• Pienennä ensin kuvat ja muunna asiakirjat pdf-muotoon; zip-pakkaus ei auta kuvissa eikä videoissa.
• Jakolinkille annetaan vanhenemispäivä ja luottamuksellisille tiedostoille salasana, joka kerrotaan toista kanavaa pitkin.

Tietovisa (quiz)

Tehtävä

Tehtävä A3.3: Mahtuuko se yhteen viestiin? Käytä WebOkén nyrkkisääntöä: noin 36 MB liitteitä mahtuu yhteen 50 MB:n viestiin, koska base64 kasvattaa kaikkea noin kolmanneksella. Valitse tilanteissa 1, 2 ja 3 joko "mahtuu" tai "ei mahdu, jakolinkki". (1) Sanne lähettää Ahmedille kaksi pdf-tiedostoa: 3 MB:n tarjouksen ja 5 MB:n kukkasuunnitelman. (2) Daan haluaa lähettää Sannelle videon hääkaaren rakentamisesta; tiedosto on 120 MB. (3) Sanne haluaa lähettää Ahmedille yhdessä viestissä kaksitoista kuvaa aiemmista morsiuskimpuista, kukin 3,5 MB suoraan kamerasta. Kysymys 4: Sannen täytyy tehdä tilaa toista viestiä varten, ja hän voi pienentää ensin yhden tiedoston. Minkä tiedoston valitset: (a) offerte-bruiloft.pdf, 0,4 MB, (b) bruidsboeket.jpg, 9 MB suoraan kamerasta, (c) prijslijst.docx, 0,2 MB? Ohjelma vertaa neljää vastaustasi oikeisiin vastauksiin ja näyttää laskelman jokaisesta tilanteesta.

Lue lisää

Kun ohjeissa on webmailin vaiheita, ne koskevat WebOkén webmailia; muissa webmaileissa toiminta on samankaltaista.

• Roundcube Webmail 4.3: Liitteiden lähettäminen
• Sähköposti hylätty: viesti on liian suuri
• Virheilmoitukset ratkaistu 1.6: 552: postilaatikko on täynnä tai viesti on liian suuri
• Ilmainen kurssi Sähköposti kuntoon: asennus ja toimiva perillemeno 3.2: Tallennustila, kiintiö ja täysi postilaatikko
• RFC 2045, MIME osa 1, kohta 6.8 base64-koodauksesta (englanniksi): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc2045