Luonnokset, vastaustekstit ja lisäasetukset

Moduuli 3: Viestien kirjoittaminen · Lukuaika: 10 minuuttia

Oppimistavoite: Tämän oppitunnin jälkeen tiedät, mihin luonnokset ja vakiovastaukset tallentuvat. Osaat muokata viestiä uutena ja tiedät, mitä Perillesaapumisilmoitus, Toimituksen tilailmoitus, Tärkeys ja Tallenna lähetetty viesti kansioon tekevät ja mitä ne eivät tee.

Keskeiset käsitteet: luonnos, kansio Luonnokset, automaattinen tallennus, Vastaukset, Muokkaa uutena, Perillesaapumisilmoitus, Toimituksen tilailmoitus, Tärkeys, Tallenna lähetetty viesti kansioon

Luonnokset: puolivalmis viesti palvelimella

Luonnos on viesti, jota ei ole vielä lähetetty. Kun napsautat kirjoittaessasi Tallenna, webmail siirtää viestisi kansioon Luonnokset. Jos et tee mitään, webmail tallentaa viestin myös itse muutaman minuutin välein. Tallennusvälin voit asettaa kohdassa Asetukset > Viestien kirjoittaminen.

Tärkeää on se, missä luonnos on. Luonnokset-kansio on tavallinen IMAP-kansio sähköpostipalvelimella (oppitunti 1.2). Luonnos ei siis ole selaimessasi eikä kannettavallasi vaan palvelimella. Tästä seuraa kolme asiaa:

• Voit aloittaa viestin toimistolla ja viimeistellä sen kotona tai puhelimella. Avaa Luonnokset-kansio ja kaksoisnapsauta viestiä.
• Jos selain kaatuu tai suljet välilehden vahingossa, menetät korkeintaan muutaman viimeisen minuutin työn.
• Luonnos lasketaan mukaan tallennustilaasi, ja sen voi lukea yhtä hyvin kuin muunkin postisi. Joka pääsee postilaatikkoosi, pääsee myös luonnoksiisi.

Kun lähetät luonnoksen, webmail poistaa sen Luonnokset-kansiosta ja tallentaa lähetetyn version kansioon Lähetetyt.

Sudenkuoppa: jos käytät webmailin lisäksi sähköpostiohjelmaa, molempien täytyy käyttää samaa kansiota luonnoksille. Muuten et näe toisessa ohjelmassa sitä, minkä aloitit toisessa. Oppitunti 5.1 käsittelee näitä erikoiskansioita. Toinen sudenkuoppa: jos avaat saman luonnoksen yhtä aikaa kahdessa ohjelmassa ja tallennat molemmissa, saat kaksi versiota.

Luonnokset auttavat myös siinä, ettet lähetä viestiä liian hätäisesti. Kirjoita hankala viesti, tallenna se luonnokseksi ja lue se uudelleen tunnin päästä. Huomaat silloin usein, mitä voisi parantaa (oppitunti 3.2).

Vastaukset: vakiotekstit yhdellä napsautuksella

Saatko usein saman kysymyksen? Sanne saa joka viikko viestejä, kuten "Toimitatteko myös viikonloppuisin?" ja "Kuinka kauan kimppu pysyy kauniina?". Sen sijaan että hän kirjoittaisi saman vastauksen joka kerta, hän tekee vastaustekstin: nimetyn vakiotekstin, jonka hän lisää kirjoittaessaan yhdellä napsautuksella.

Vastausteksti ei ole automaattinen vastaus. Mitään ei tapahdu itsestään: sinä valitset tekstin, voit muokata sitä ja lähetät viestin itse. Siksi siihen voi hyvin lisätä henkilökohtaisen lauseen. Niin kannattaa itse asiassa tehdä aina: selvästi pohjasta tehty vastaus tuntuu kylmältä.

Vinkkejä hyviin vastausteksteihin:

• Anna niille lyhyt ja helposti tunnistettava nimi, kuten "Viikonlopputoimitus".
• Kirjoita ne niin, että ne toimivat itsenäisesti ilman tervehdystä ja lopetusta. Ne kirjoitat itse jokaiseen viestiin, jotta asiakkaan nimi on oikein.
• Älä laita niihin nopeasti vanhenevia tietoja, kuten hintaa tai päivämäärää, tai tarkista ne säännöllisesti.

Webmail tallentaa vastaustekstit asetuksiisi, ei postilaatikkoosi. Ne ovat siis käytössäsi webmailissa millä tahansa laitteella, mutta eivät Outlookin tai Thunderbirdin kaltaisessa sähköpostiohjelmassa. Niissä on omat viestipohjansa.

Muokkaa uutena

Joskus haluat lähettää viestin uudelleen hieman muutettuna: saman kutsun uudelle ryhmälle tai aiemmin lähettämäsi viestin, joka ei mennyt perille. Toiminnolla Muokkaa uutena (avatun viestin kohdassa Lisää) webmail avaa uuden viestin, jossa ovat samat vastaanottajat, sama aihe, sama teksti ja samat liitteet. Muutat tarvittavat kohdat ja lähetät.

Ero toimintoon Välitä eteenpäin: siinä syntyy sinulta uusi viesti vanhasta viestistä, aiheessa on "Fwd:" ja vanha viesti on mukana lainauksena tai liitteenä. Muokkaa uutena -toiminnolla viesti on taas tavallinen alkuperäinen viesti. Kätevää, mutta tarkista vastaanottajat: vanhassa luettelossa voi olla ihmisiä, jotka eivät enää kuulu joukkoon.

Lisäasetukset kirjoittaessa

Viestin kirjoitus -näkymän oikeassa reunassa on asetuksia, jotka valitset viestikohtaisesti. Ne näyttävät samankaltaisilta, mutta tekevät hyvin erilaisia asioita.

Perillesaapumisilmoitus. Pyydät vastaanottajan sähköpostiohjelmaa ilmoittamaan, että viesti on avattu. Teknisesti webmail lisää sitä varten viestiisi otsikkorivin (Disposition-Notification-To). Vastaanottaja näkee yleensä kysymyksen ja voi kieltäytyä. Monet ohjelmat eivät lähetä vahvistusta koskaan. Jos saat vahvistuksen, tiedät, että viesti on avattu, et sitä, että se on luettu tai ymmärretty. Jos et saa vahvistusta, et tiedä mitään.

Toimituksen tilailmoitus. DSN tarkoittaa Delivery Status Notification. Tässä et pyydä ilmoitusta vastaanottajalta vaan matkan varrella olevilta sähköpostipalvelimilta: ne ilmoittavat, että viesti on toimitettu vastaanottajan palvelimelle. Ilmoitus ei siis kerro avaamisesta tai lukemisesta, vaan siitä, että viesti on perillä. Kaikki palvelimet eivät tue sitä, joten tässäkään puuttuva ilmoitus ei tarkoita, että toimitus epäonnistui. Virheilmoituksen (bounce) saat muuten aina, myös ilman tätä asetusta (oppitunti 8.4).

Tärkeys. Voit antaa viestille tärkeyden Korkein, Korkea, Normaali, Matala tai Matalin. Monet ohjelmat näyttävät korkean tärkeyden viestissä huutomerkin. Käytä sitä harvoin. Jos valitset jokaiseen viestiin Korkein, sinua ei viikon päästä enää oteta vakavasti, ja jotkin roskapostisuodattimet pitävät epäilyttävänä, jos tuntematon lähettäjä merkitsee kaiken kiireelliseksi. Todellinen kiire hoituu paremmin puhelulla tai selkeällä aiheella ("Tänään ennen klo 14.00: toimituksen vahvistus").

Tallenna lähetetty viesti kansioon. Tässä valitset, mihin kansioon lähetetty versio tallentuu. Oletus on Lähetetyt. Voit myös tallentaa viestin suoraan projektikansioon, jolloin koko kirjeenvaihto asiakkaan kanssa on samassa paikassa. Huomaa: lähetettyä viestiä, jota et tallenna mihinkään, et löydä myöhemmin.

Säilytä muotoilu pitää alkuperäisen viestin muotoilun ennallaan, kun välität viestin eteenpäin tai vastaat siihen. Oppitunti 3.2 käsittelee pelkkää tekstiä ja muotoilua.

Esimerkki: Daan ja kysymys toimituksesta

Ahmed kysyy Daanilta, voiko kukat toimittaa lauantaina ennen klo 9. Daan alkaa kirjoittaa vastausta, mutta hänen täytyy ensin tarkistaa asia kuljettajalta. Hän napsauttaa Tallenna ja jatkaa muita töitä. Iltapäivällä hän avaa puhelimellaan Luonnokset-kansion, lisää, että toimitus onnistuu, lisää yleisiä toimitusehtoja varten vastaustekstin "Viikonlopputoimitus" ja lähettää viestin. Hän ei pyydä perillesaapumisilmoitusta eikä aseta tärkeyttä: Ahmed saa tavallisen, selkeän viestin.

Käytännössä: näin se toimii webmailissa

Tallenna on Viestin kirjoitus -näkymän yläreunassa. Vastaustekstit teet kohdassa Asetukset > Vastaukset, ja lisäät ne kirjoittaessasi yläreunan Vastaukset-painikkeella. Muokkaa uutena löytyy avatun viestin kohdasta Lisää. Asetukset Perillesaapumisilmoitus, Toimituksen tilailmoitus, Tärkeys ja Tallenna lähetetty viesti kansioon ovat kirjoitusnäkymän oikeassa reunassa. Roundcube-käyttöopas kuvaa vaiheet. Muissa webmaileissa näillä toiminnoilla on samankaltaiset nimet, mutta vastausteksti voi olla nimeltään esimerkiksi pohja tai pikateksti.

Yhteenveto

• Luonnokset ovat palvelimella Luonnokset-kansiossa, joten voit jatkaa millä tahansa laitteella.
• Vastaustekstit ovat vakiotekstejä, jotka lisäät itse. Ne ovat webmailissa, eivät postilaatikossasi.
• Muokkaa uutena tekee vanhasta viestistä uuden alkuperäisen viestin. Tarkista silloin vastaanottajat.
• Perillesaapumisilmoitus kysyy vastaanottajalta, Toimituksen tilailmoitus palvelimilta. Puuttuva vastaus ei todista mitään.
• Käytä tärkeyttä harvoin. Asetuksella Tallenna lähetetty viesti kansioon valitset kansion lähetetylle versiolle.

Tietovisa (quiz)

Tehtävä

Tehtävä D3.4: Tee valmis vastaus. Valitse kysymys, jonka saat usein (tai jos sellaista ei ole: "Mitkä ovat aukioloaikanne?"), ja tee sille vastausteksti kohdassa Asetukset > Vastaukset. Anna sille lyhyt nimi ja kirjoita teksti ilman tervehdystä ja lopetusta. Aloita sitten uusi viesti itsellesi, kirjoita tervehdys, lisää vastausteksti Vastaukset-painikkeella, kirjoita lopetus ja tallenna viesti ensin luonnokseksi. Avaa Luonnokset-kansio, viimeistele viesti ja lähetä se. Vastaa sen jälkeen: missä kansiossa luonnoksesi oli ja voisitko viimeistellä sen myös puhelimella, mitä muutit vastaustekstissä juuri tätä viestiä varten, mitä vastaustekstisi tietoja sinun täytyy tarkistaa säännöllisesti, ja miksi et käyttänyt perillesaapumisilmoitusta tai tärkeyttä (tai miksi käytit)?

Lue lisää

Kun ohjeissa kuvataan webmailin vaiheita, ne koskevat WebOkén webmailia. Muissa webmaileissa toiminta on samankaltaista.

• Roundcube Webmail 4.4: Muotoilu, luonnokset ja lisäasetukset
• Roundcube Webmail 4.2: Vastaaminen ja välittäminen eteenpäin
• Roundcube Webmail 10.1: Tärkeimmät asetukset
• Ilmainen kurssi Sähköposti kuntoon: asennus ja toimiva perillemeno 3.1: Kansiot ja synkronointi: miksi sinulla on kaksi "Lähetetyt"-kansiota
• RFC 3464, toimitusilmoitusten muoto (englanniksi): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc3464