IMAP, POP ja webmail: miksi näet saman postin kaikkialla

Moduuli 1: Näin sähköpostisi toimii · Lukuaika: 9 minuuttia

Oppimistavoite: Tämän oppitunnin jälkeen osaat selittää IMAPin ja POPin eron. Tiedät, mitä se merkitsee postillesi monella laitteella, tallennustilallesi ja varmuuskopiolle, ja osaat tarkistaa, miten laitteesi on määritetty.

Keskeiset käsitteet: IMAP, POP3, synkronointi, liput, Lähetetyt-kansio, tallennustilan raja (kiintiö), paikallinen kopio

Kaksi tapaa noutaa postia

Oppitunnilla 1.1 näit, että posti toimitetaan sähköpostipalvelimelle. Siellä se odottaa, kunnes sähköpostiohjelma noutaa sen. Noutamiseen on kaksi protokollaa, ja niiden taustalla on hyvin erilainen ajatus.

• POP3 (Post Office Protocol, lyhyesti POP) on vanhempi. Ajatus on postilokero: ohjelmasi noutaa uudet viestit, tallentaa ne tietokoneellesi, ja palvelin saa sen jälkeen poistaa ne. Standardi sanoo sen itse: tavallisesti posti ladataan ja poistetaan sen jälkeen.
• IMAP (Internet Message Access Protocol) toimii päinvastoin. Posti pysyy palvelimella. Ohjelmasi näyttää, mitä palvelimella on, ja välittää toimintosi palvelimelle: lukemisen, siirtämisen, poistamisen ja merkitsemisen. Palvelin on lähde, ja laitteesi katsovat sitä.

Webmail toimii aina IMAPilla. Muuten se ei voisikaan toimia: webmailillä ei ole omaa levyä, jolle se tallentaisi postisi. Se näyttää reaaliajassa, mitä palvelimella olevassa postilaatikossasi on.

Mitä IMAP synkronoi

IMAPilla ei pysy ajan tasalla pelkästään itse posti, vaan myös kaikki, mitä teet sillä:

• Kansiot. Kun luot webmailissa kansion Asiakkaat, se näkyy myös puhelimesi sähköpostisovelluksessa. Kansiot ovat palvelimella.
• Liput. Jokaisella viestillä on ominaisuuksia, joita IMAP kutsuu lipuiksi: luettu, vastattu, merkitty, poistettu. Kun luet viestin puhelimella, se näkyy webmailissakin luettuna. Kun vastaat siihen kannettavalla, näet webmailissa vastatun viestin nuolen.
• Siirtäminen ja poistaminen. Kun vedät viestin Roskakoriin, se on siirtynyt Roskakoriin kaikkialla.

Moni yllättyy yhdestä asiasta: Lähetetyt-kansiosta. Lähettäminen tapahtuu SMTP:llä, eikä SMTP tallenna mitään. Sähköpostiohjelmasi tallentaa lähettämisen jälkeen itse kopion palvelimen Lähetetyt-kansioon. IMAPilla tämä kopio näkyy kaikkialla. Jos ohjelma ei tee niin tai tallentaa kopion toiseen kansioon, näet lähettämäsi postin vain sillä yhdellä laitteella. Oppitunti 5.1 käsittelee tätä tarkemmin.

Mitä POP tekee ja miksi siitä tulee ongelmia

POPilla ohjelma kysyy palvelimelta: mitä viestejä sinulla on minulle? Se noutaa ne ja pyytää palvelinta poistamaan ne. Monessa ohjelmassa on valinta kuten "Säilytä kopio palvelimella", joskus määräajalla, esimerkiksi 14 päivää. Silloinkin pätee: palvelin ei tiedä, mitä teet tietokoneellasi. Kansiot sekä luettu- ja vastattu-tiedot jäävät sille yhdelle laitteelle.

Otetaan esimerkiksi Daan, Sannen työkaveri. Hän määritti vuosia sitten työtietokoneensa sähköpostin POPilla. Puhelimessa hän käyttää IMAPia. Mitä tapahtuu?

• Aamulla Daan näkee puhelimessaan viestin toimittajalta. Kun hän avaa toimistolla sähköpostiohjelmansa, se noutaa viestin ja poistaa sen palvelimelta. Sen jälkeen viesti on kadonnut puhelimesta.
• Webmailissa Saapuneet on lähes tyhjä, koska kaikki on työtietokoneella.
• Se, mitä Daan lähettää toimistolta, on vain sen tietokoneen Lähetetyt-kansiossa.

Tätä kutsutaan joskus niin, että toisen laitteen POP "varastaa" postin. Se on yksi yleisimmistä syistä valitukseen "postini katoaa".

Tallennustila: raja koskee kaikkea

IMAPilla kaikki postisi on palvelimella. Jokaisella postilaatikolla on enimmäiskoko, tallennustilan raja eli kiintiö. Raja koskee kaikkia kansioita yhteensä: Saapuneet, mutta myös Lähetetyt, Luonnokset, Arkisto, Roskaposti ja Roskakori. Roskakorissa oleva poistettu posti lasketaan siis mukaan, kunnes tyhjennät roskakorin.

Kun postilaatikko on täynnä, uutta postia ei mahdu enää. Lähettäjä saa silloin viestinsä takaisin virheilmoituksen kanssa. POPilla tästä on vähemmän haittaa, koska palvelin tyhjennetään jatkuvasti. Se on ainoa syy, miksi jotkut käyttävät yhä POPia. Parempi on käyttää IMAPia ja siivota välillä tai tallentaa vanhaa postia sähköpostiohjelmalla paikallisesti (oppitunti 5.4).

Rikkoutunut kannettava

Oletetaan, että Sannen kannettava putoaa pöydältä eikä enää käynnisty. Mitä häneltä katoaa?

• IMAPilla: postista ei mitään. Hän kirjautuu webmailiin tai määrittää uuden kannettavansa, ja kaikki on taas paikallaan: kansiot, lähetetyt viestit, luetut ja lukemattomat. Kadota voi kuitenkin: luonnokset, jotka eivät vielä olleet palvelimella, ja posti, jonka hän oli itse siirtänyt kannettavan paikalliseen kansioon.
• POPilla: kaikki posti, jonka kannettava on noutanut ja jonka palvelin on poistanut. Jos hänellä ei ollut kannettavasta varmuuskopiota, se posti on mennyttä.

IMAP on siis yksi turvallisuuden muoto, mutta ei varmuuskopio. Jos poistat viestin ja tyhjennät roskakorin, se katoaa kaikkialta samaan aikaan. Virhe synkronoituu yhtä nopeasti kuin oikea toiminto. Siksi on hyvä tietää, ottaako palveluntarjoajasi varmuuskopioita ja miten voit itse viedä tärkeää postia talteen.

Mitkä asetukset kuuluvat mihinkin protokollaan

Sähköpostiohjelman tiliasetuksista näet, minkä tyyppinen tili on. Tunnusmerkit:

Nämä ovat tavalliset salatut portit, myös WebOkéllä. Tilillä voi olla aina vain yksi noutotapa. Jos haluat vaihtaa POPista IMAPiin, useimmissa ohjelmissa tili täytyy lisätä uudelleen. Ota silloin ensin talteen posti, joka on vain paikallisesti, esimerkiksi vetämällä se uusiin IMAP-kansioihin.

Käytännössä: näin se toimii webmailissa

Webmail käyttää aina IMAPia. Se, mitä teet webmailissa, näkyy siis jokaisessa sähköpostiohjelmassa, joka myös käyttää IMAPia, ja päinvastoin. Postilaatikkosi täyttöasteen näet webmailin vasemmasta alakulmasta kansioiden alla olevasta palkista. Roundcube-oppaan kohdassa Mikä on webmail kerrotaan, miten webmail ja sähköpostiohjelma toimivat yhdessä. Muissa webmaileissa, kuten Gmailissa tai Outlook.comissa, tämä toimii samalla tavalla: nekin näyttävät, mitä palvelimella on.

Yhteenveto

• POP noutaa postin yhdelle laitteelle ja yleensä poistaa sen palvelimelta; IMAP jättää postin palvelimelle.
• IMAP synkronoi kansiot ja liput (luettu, vastattu, merkitty). Webmail toimii aina IMAPilla.
• Lähetetyt-kansio on kopio, jonka sähköpostiohjelmasi tallentaa itse palvelimelle.
• Tallennustilan raja koskee kaikkia kansioita yhteensä, myös Roskakoria ja Roskapostia.
• IMAP suojaa rikkoutuneelta laitteelta, mutta ei ole varmuuskopio: poisto tapahtuu kaikkialla samaan aikaan.

Tietovisa (quiz)

Tehtävä

Tehtävä D1.2: Näin sähköpostisi on määritetty. Etsi jokaisen laitteen (tietokone, puhelin, tabletti), jolla käytät sähköpostia, tiliasetuksista, käyttääkö se IMAPia vai POPia sekä mikä palvelin ja portti on käytössä vastaanottamiseen ja lähettämiseen. Kirjoita ne listaksi. Avaa sitten webmail ja puhelimesi sähköpostisovellus rinnakkain ja vertaa kansioita: näetkö samat kansiot, ja onko Lähetetyt-kansiossa sama posti? Vastaa sitten näihin kysymyksiin: Käyttääkö jokin laitteistasi POPia, ja jos käyttää, katoaako sen takia postia muilta laitteiltasi? Missä Lähetetyt-kansiosi on: palvelimella (näkyy kaikkialla) vai vain yhdellä laitteella? Mitä menettäisit, jos tärkein laitteesi hajoaisi huomenna?

Lue lisää

Kun ohjeissa on webmailin vaiheita, ne koskevat WebOkén webmailia; muissa webmaileissa toiminta on samankaltaista.

• Roundcube Webmail 1.1: Mikä on webmail?
• IMAP vai POP3: mikä ero niillä on ja kumpi kannattaa valita?
• Miten tarkistan sähköpostin käyttöni?
• Ilmainen kurssi Sähköposti kuntoon: asennus ja toimiva perillemeno 1.3: IMAP ja POP3: sähköpostin noutaminen
• Ilmainen kurssi Sähköposti kuntoon: asennus ja toimiva perillemeno 3.1: Kansiot ja synkronointi: miksi sinulla on kaksi "Lähetetyt"-kansiota
• Ilmainen kurssi Sähköposti kuntoon: asennus ja toimiva perillemeno 3.2: Tallennustila, kiintiö ja täysi postilaatikko
• RFC 9051, IMAP versio 4 revisio 2 (englanniksi): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc9051
• RFC 1939, Post Office Protocol versio 3 (englanniksi): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc1939