Kansiot ja erikoiskansiot

Moduuli 5: Järjestäminen ja löytäminen · Lukuaika: 9 minuuttia

Oppimistavoite: Tämän oppitunnin jälkeen osaat selittää, missä kansiosi oikeasti ovat, mitä erikoiskansioita on olemassa ja miten sähköpostiohjelma tunnistaa ne. Osaat myös itse löytää kaksinkertaisen Lähetetyt-kansion tai väärin määritetyn roskapostikansion.

Keskeiset käsitteet: kansio palvelimella, erikoiskansio, SPECIAL-USE, erotinmerkki, alikansio, tilaaminen, arkistokansio

Kansiosi ovat palvelimella

Moduulissa 1 näit, että webmail keskustelee sähköpostipalvelimen kanssa IMAP-protokollalla. Sama koskee kansioita. Webmailissa luomasi kansio ei synny selaimeesi vaan palvelimelle. Siksi näet saman kansion heti myös kannettavan tietokoneesi sähköpostiohjelmassa ja puhelimesi sähköpostisovelluksessa. Kun siirrät puhelimella viestin kansioon Klanten (Asiakkaat), se on myös webmailissa kansiossa Klanten.

Tästä seuraa kolme asiaa, jotka sinun kannattaa tietää:

• Kansion poistaminen on lopullista. Kun poistat kansion, myös sen sisältämät viestit katoavat, kaikilta laitteilta samanaikaisesti. Mitään "kansioiden roskakoria" ei ole.
• Kaikki kansiot lasketaan tallennustilaasi. Myös kansiot, joita avaat tuskin koskaan, kuten Arkisto tai Lähetetyt. Tästä kerrotaan oppitunnilla 5.4.
• Uudelleennimeäminen vaikuttaa kaikkeen, mikä viittaa kansioon. Suodatin, joka siirtää viestejä kansioon "Facturen" (Laskut), lakkaa toimimasta, jos nimeät kansion uudelleen nimellä "Rekeningen". Palaamme tähän oppitunnilla 6.2.

Alikansiot ja erotinmerkki

Kansioita voi olla toistensa alla, esimerkiksi oma kansio kullekin asiakkaalle kansion Klanten alla. Palvelimella jokaisella kansiolla on yksi täydellinen nimi. Taso merkitään erotinmerkillä: kiinteällä merkillä nimen osien välissä. WebOkéssa se on piste. Kansion Klanten alla oleva kansio Ahmed on siis palvelimella nimeltään Klanten.Ahmed. Saapuneet-kansion alla oleva kansio on nimeltään INBOX.Leveranciers, koska palvelimella Saapuneet on aina nimeltään INBOX.

Webmail ei näytä näitä täydellisiä nimiä. Näet puun, jossa kansiot on sisennetty, ja suomenkielisen nimen Saapuneet. Oikea nimi on silti hyvä tuntea. Kohtaat sen suodatinskriptissä (moduuli 6), sähköpostiohjelmaa määrittäessäsi ja virheilmoituksissa. Jotkin muut sähköpostipalvelimet käyttävät erotinmerkkinä kauttaviivaa (Klanten/Ahmed). Ajatus on sama.

Koska piste on erotinmerkki, et voi käyttää sitä kansion nimessä. Jos kirjoitat webmailissa "Offertes 2026.1", saat ilmoituksen, että nimessä on merkki, joka ei ole sallittu. Sähköpostiohjelma saattaa varoittamatta tehdä siitä kansion "1" kansion "Offertes 2026" alle. Valitse siis nimiä ilman pistettä.

Erikoiskansiot: Luonnokset, Lähetetyt, Roskaposti, Roskakori ja Arkisto

Joillakin kansioilla on kiinteä tehtävä. Luonnos täytyy tallentaa jonnekin, samoin lähetetty viesti, poistetut viestit ja roskaposti. Nämä ovat erikoiskansioita. Hankaluus: ennen jokaisella sähköpostiohjelmalla oli omat niminsä. Outlook käytti nimeä "Sent Items", Apple Mail nimeä "Sent Messages" ja Thunderbird nimeä "Sent". Näin yhteen postilaatikkoon syntyi helposti kolme kansiota lähetetyille viesteille.

Siksi on olemassa standardi: SPECIAL-USE (RFC 6154). Palvelin merkitsee tietyn tehtävän kansion tunnisteella. Standardin tunteva sähköpostiohjelma lukee tunnisteet ja käyttää oikeaa kansiota, oli sen nimi mikä tahansa. Tunnisteet ovat:

WebOkéssa nämä kansiot ovat palvelimella nimeltään Drafts, Sent, Junk, Trash ja Archive. Webmail näyttää ne suomeksi. Huomaa roskapostikansio: palvelimella sen nimi on Junk, webmail näyttää sen nimellä Roskaposti ja sähköpostiohjelma esimerkiksi nimellä Roskaposti tai Ei-toivottu posti. Kyse on kolme kertaa samasta kansiosta. Roskapostisuodatin oppii vain tästä kansiosta (oppitunti 8.2).

Miksi näet joskus kaksi Lähetetyt-kansiota

Sähköpostiohjelma, joka ei lue tunnisteita tai on määritetty väärin, luo itse kansion omalla nimellään. Silloin näet esimerkiksi Lähetetyt-kansion lisäksi Saapuneet-kansion alla kansion "Sent Items". Seuraus: kannettavalta lähettämäsi viestit ovat yhdessä kansiossa ja webmailista lähettämäsi toisessa. Etsit niitä turhaan.

Näin korjaat asian:

1. Selvitä, millä kansiolla on tunniste \Sent. Se on oikea kansio.
2. Määritä sähköpostiohjelmassa tämä kansio lähetettyjen viestien kansioksi.
3. Siirrä viestit ylimääräisestä kansiosta oikeaan kansioon.
4. Poista vasta sen jälkeen tyhjä ylimääräinen kansio.

Sama voi tapahtua luonnoksille, roskakorille ja roskapostikansiolle. Itse tehty kansio "Spam" Saapuneet-kansion alla ei ole roskapostikansio: roskapostisuodatin ei laita sinne mitään eikä opi siitä.

Tilaaminen: näytä tai piilota

Kansio voi olla olemassa, vaikka et näe sitä. Sähköpostiohjelma näyttää vain kansiot, jotka olet tilannut. Webmailissa tämä on jokaisen kansion perässä oleva kytkin kohdassa Asetukset > Kansiot. Kun kytket sen pois, kansio katoaa kansioluettelostasi, mutta sen viestit säilyvät ja lasketaan tallennustilaasi. Jos jokin kansio puuttuu, tarkista ensin, onko se vain piilotettu.

Arkistokansio

Arkistokansio on viesteille, jotka on käsitelty mutta jotka haluat säilyttää. Ero tavalliseen kansioon: webmailissa on sitä varten oma Arkistoi-painike. Yksi napsautus, ja viesti on arkistossasi. Kohdassa Jaa arkisto valitset, jaetaanko arkisto automaattisesti alikansioihin, esimerkiksi vuoden mukaan. Silloin syntyy kansioita kuten Archive.2025 ja Archive.2026. Näin suuret arkistot pysyvät nopeina, sillä kymmeniä tuhansia viestejä sisältävä kansio latautuu hitaammin.

Käytännössä: näin se toimii webmailissa

Kansioita luot ja hallitset kohdassa Asetukset > Kansiot; siellä ovat myös tilaamisen kytkimet. Mitä kansiota webmail käyttää mihinkin tehtävään, näet kohdassa Asetukset > Asetukset > Erikoiskansiot. Jätä nämä ennalleen, ellet tiedä tarkalleen, miksi muutat jotakin. Vaiheet löytyvät Roundcube-käyttöoppaasta (Kansioiden luominen ja hallinta, Viestien arkistointi). Muissa webmaileissa toiminta on samankaltaista: Gmail käyttää kansioiden sijaan tunnisteita, mutta sähköpostiohjelma näkee ne IMAPin kautta kansioina; Outlook.comissa on kansiot kuten täällä.

Yhteenveto

• Kansiot ovat palvelimella: mitä teet webmailissa, näkyy kaikilla laitteillasi, ja kansion poistaminen poistaa myös sen viestit.
• WebOkéssa erotinmerkki on piste: Klanten.Ahmed on kansion Klanten alla oleva kansio Ahmed, INBOX on Saapuneet.
• Erikoiskansiot tunnistat niiden tunnisteesta (RFC 6154): \Drafts, \Sent, \Junk, \Trash, \Archive. Roskapostikansion nimi palvelimella on Junk.
• Kaksi Lähetetyt-kansiota syntyy, kun sähköpostiohjelma luo oman kansion; kansio, jolla on tunniste \Sent, on oikea.
• Piilotettu (tilaamaton) kansio on yhä olemassa ja lasketaan tallennustilaasi.

Tietovisa (quiz)

Tehtävä

Tehtävä A5.1: Palvelimen kansioluettelon lukeminen. Avaa materiaali mappen-1.txt. Se on sanatarkka tuloste IMAP-komennosta LIST, jolla sähköpostiohjelma pyytää kansioluettelon, ja mukana ovat SPECIAL-USE-tunnisteet. Jokainen rivi, joka alkaa merkinnällä * LIST, on yksi kansio: suluissa ovat ominaisuudet, sitten lainausmerkeissä erotinmerkki ja lopussa kansion täydellinen nimi. Täytä neljä asiaa: oikean Lähetetyt-kansion nimi, roskapostikansion nimi, erotinmerkki ja sen kansion nimi, joka on tarpeeton, koska sähköpostiohjelma loi sen kahteen kertaan. Kirjoita kansioiden nimet täsmälleen niin kuin ne ovat tiedostossa, ilman ympäröiviä lainausmerkkejä. Ohjelma vertaa vastauksiasi vastausavaimeen ja näyttää jokaisen vastauksen kohdalla, onko se oikein, sekä selityksen.

Lue lisää

Webmailin vaiheet koskevat WebOkén webmailia; muissa webmaileissa toiminta on samankaltaista.

• Roundcube Webmail 6.1: Kansioiden luominen ja hallinta
• Roundcube Webmail 6.2: Viestien arkistointi
• Postilaatikkosi kansiot: Saapuneet, Lähetetyt, Luonnokset, Roskakori, Roskaposti ja Arkisto
• Ilmainen kurssi Sähköposti kuntoon: asennus ja toimiva perillemeno 3.1: Kansiot ja synkronointi: miksi sinulla on kaksi "Lähetetyt"-kansiota
• RFC 6154, IMAP LIST Extension for Special-Use Mailboxes (englanniksi): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc6154