Yhdistyksen tai perheen kansio, joka ei katoa jonkun lopettaessa

Kysymys: "Yhdistyksessämme kaikki on edellisen sihteerin jaetussa kansiossa. Hän lopettaa nyt. Mitä kansiolle tapahtuu, ja miten estämme tämän seuraavalla kerralla?"

Ongelma: jaettu kansio kuuluu aina yhdelle henkilölle. Jos kyseinen käyttäjä poistetaan, kansio katoaa myös kaikilta muilta. Sama pätee perheeseen, jossa kaikki on yhden vanhemman kansiossa.

Nyt: kansion varmistaminen

1. Pyydä lopettavaa henkilöä siirtämään kansion omistajuus jollekulle, joka jää, kohdasta Asetukset, Jaa ja lohko Tiedostot. Katso Siirrä omistajuus, kun kollega lähtee.
2. Poista käyttäjä Oma WebOké-palvelussa vasta, kun siirto on valmis. Jos haluat säilyttää tilin vielä hetken, poista se käytöstä sen sijaan, että poistaisit sen kokonaan.
3. Eikö henkilö pääse enää kirjautumaan sisään? Seuraa silloin ohjetta Työkaveri lähtee: tiedostojen, kalenterin ja jaettujen kansioiden siirto turvallisesti.

Jatkossa: tiimi ja tiimikansio

1. Luo tiimi

Luo sovelluksessa Tiimit tiimi, esimerkiksi "Hallitus" tai "Perhe", ja lisää jäsenet (katso Tiimien luominen ja kansion jakaminen koko tiimin kanssa). Kun joku liittyy mukaan tai lopettaa, muokkaat vain tiimiä.

2. Pyydä tiimikansio

Tiimikansio kuuluu tiimille, ei yhdelle henkilölle. Se säilyy, vaikka joku lähtee, eikä tallennustila lasketa yhden jäsenen nimiin. WebOké luo tiimikansion puolestasi: pyydä sitä tiketillä Oma WebOké-palvelussa ja ilmoita kansion ja tiimin nimi (katso Tiimikansiot: yhteinen kansio, joka kuuluu tiimille). Tiimikansioita on saatavilla Personal-, Family- ja Max-paketeissa, ei Nextcloud Free -paketissa.

3. Siirrä tiedostot

1. Avaa vanha jaettu kansio sovelluksessa Tiedostot.
2. Valitse kaikki (luettelon yläpuolella oleva ruutu valitsee kaiken).
3. Valitse ylhäältä Siirrä tai kopioi, valitse tiimikansio ja napsauta Move, jossa näkyy tiimikansion nimi (katso Kansioiden luominen, siirtäminen, kopioiminen ja nimeäminen uudelleen).
4. Tarkista, että kaikki on siirtynyt, ja poista sen jälkeen vanha jako.

Vinkkejä rakenteen suunnitteluun

• Käytä vakiomuotoista kansiorakennetta, esimerkiksi Pöytäkirjat, Talous, Jäsenet, Toiminta. Lisää kuhunkin lyhyt selitys toiminnolla Lisään kansion kuvaus (katso Muistiinpanojen ja tekstitiedostojen luominen Tekstillä).
• Määrittele, kenellä on mitäkin oikeuksia. Kaikkien ei tarvitse päästä muokkaamaan talousasiakirjoja.
• Kun jaat ulkopuolisille (jäsenille, vanhemmille, kunnalle), käytä aina linkkiä, jossa on salasana ja päättymispäivä (katso Julkisen linkin luominen: katselu, muokkaus, salasana, vanhenemispäivä ja latausraja).