Ihmisten kutsuminen tapaamiseen

Voit kutsua tapaamiseen sekä kollegoita omasta WebOké Nextcloudistasi että ketä tahansa, jolla on sähköpostiosoite. He saavat kutsun sähköpostitse ja voivat hyväksyä tai hylätä sen. Kollegat, jotka ovat Nextcloudissasi, näkevät tapaamisen heti myös omassa kalenterissaan.

Osallistujien lisääminen

1. Luo tapaaminen tai avaa olemassa oleva, ja klikkaa Lisätietoja (katso Kalenteri: näkymät, tapaamisten tekeminen, toisto ja muistutukset).
2. Kirjoita kohtaan Osallistujat hakukenttään nimi tai sähköpostiosoite (1). Nextcloud hakee pakettisi käyttäjistä, yhteystiedoistasi, yhteystietoryhmistäsi ja tiimeistäsi.
3. Klikkaa oikeaa henkilöä. Eikö joku löydy listasta? Kirjoita silloin koko sähköpostiosoite ja valitse se.
4. Toista tämä kaikille, jotka haluat kutsua.
5. Klikkaa Tallenna tai Päivitä. Tällä hetkellä kutsut lähtevät.

Jokaisen osallistujan kohdalla näet myöhemmin, onko tämä hyväksynyt, hylännyt vai ei ole vielä vastannut.

Kaikille sopivan ajankohdan löytäminen

Klikkaa Löydä aika (2). Ikkuna Osallistujien, kohteiden ja tilojen saatavuus avautuu. Näet viikkonäkymässä, milloin sinä ja kollegasi Nextcloudissa olette varattuja, ja kohdassa Ehdotetut ajat hetkiä, jolloin kaikille sopii. Vedä tapaaminen vapaaseen hetkeen ja klikkaa Valmis. Nextcloudin ulkopuolisten henkilöiden varatuista ajoista ei ole tietoa.

Kollegat näyttävät vielä selkeämmin, milloin he työskentelevät, kun he täyttävät työaikansa, katso Työajat ja poissaolo asetukset.

Kuka saa vastata?

Lisätietoja-osion oikeassa laidassa valitset, voiko Kuka tahansa, jolla on kutsu, voi vastata vai Vain kutsutut osallistujat voivat vastata. Valitse jälkimmäinen, jos et halua, että kutsu välitetään eteenpäin ihmisille, joita et ole kutsunut.

Kutsut, jotka saat itse

Jos kollega Nextcloudistasi kutsuu sinut, tapaaminen näkyy kalenterissasi tilassa Kutsuttu. Avaa tapaaminen hyväksyäksesi, hyväksyäksesi alustavasti tai hylätäksesi sen. Mihin kalenteriin kutsut saapuvat, valitset kohdasta Kalenteriasetukset, Oletuskalenteri saapuville kutsuille.

Miksi kutsu ei joskus mene perille?

• Profiilissasi ei ole sähköpostiosoitetta. Nextcloudisi lähettää kutsun puolestasi, ja tätä varten se tarvitsee sähköpostiosoitteesi (katso Profiilin täyttäminen: nimi, kuva, sähköpostiosoite, kieli ja aikavyöhyke).
• Tapaaminen on menneisyydessä.
• Et tallentanut tapaamista osallistujien lisäämisen jälkeen.
• Tapaaminen on kalenterissa, jonka joku muu jakoi kanssasi.
• Kutsu on vastaanottajalla roskapostikansiossa.

Lue vaihe vaiheelta, miten tämän voi tarkistaa, artikkelista Tapaamiskutsut eivät perillä.

Huomaa: jos kutsut yhteystietoryhmän tai tiimin, jäsenet saavat kutsun. Jos ryhmään tai tiimiin liittyy myöhemmin joku uusi, hän ei saa olemassa olevaa tapaamista automaattisesti.