Hitaan laskentataulukon nopeuttaminen

Suuret työkirjat, joissa on tuhansia rivejä ja kaavoja, voivat hidastua: avaaminen kestää kauan, suodatus takkuilee ja jokaisen muutoksen jälkeen täytyy odottaa. Tämä ei yleensä johdu tietokoneesta, vaan siitä, miten laskentataulukko on rakennettu. Näillä vaiheilla saat sen toimimaan huomattavasti sujuvammin.

1. Älä käytä kokonaisia sarakkeita kaavoissa

=SUMMA.JOS(A:A;...) tai =XHAKU(...;B:B;...) laskee yli miljoonan rivin kanssa, vaikka käyttäisit vain 2.000 riviä. Käytä kiinteää aluetta: $A$2:$A$5000.

2. Kevyemmät kaavat

• Tuhannet SUMMA.JOS- tai PHAKU-kaavat, jotka viittaavat toiseen laskentataulukkoon, hidastavat tiedostoa. Yksi pivot-taulukko tekee usein saman työn paljon nopeammin (katso Pivot-taulukot).
• TÄMÄ.PÄIVÄ(), NYT(), EPÄSUORA() ja SATUNNAISLUKU() lasketaan uudelleen jokaisen muutoksen yhteydessä. Käytä niitä säästeliäästi.

3. Muunna kiinteät tulokset arvoiksi

Eikö tulos enää muutu, kuten viime vuoden luvut? Kopioi solut, napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Liitä määräten vain arvot. Näin Euro-Officen ei tarvitse laskea niitä uudelleen joka kerta.

4. Siivoa

• Poista tyhjät rivit ja sarakkeet, joissa on silti muotoilua, taulukon loppuun asti. Paina Ctrl + End: jos päädyt kauas viimeisten tietojen alapuolelle, siellä on vielä muotoilua.
• Siivoa ehdollinen muotoilu kohdasta Hallitse sääntöjä: paljon kopioinnin ja liittämisen jälkeen siellä on usein kymmeniä päällekkäisiä sääntöjä.
• Poista suuret kuvat ja laskentataulukot, joita kukaan ei enää käytä.

5. Jaa osiin

Siirrä vanhat vuodet erilliseen arkistotiedostoon. Työkirja, jossa on vain kuluva vuosi, avautuu paljon nopeammin.

6. Monen käyttäjän kanssa samanaikaisesti

Jos tiedostossa työskentelee monta kollegaa samanaikaisesti, aseta välilehdellä Yhteistoiminta yhteismuokkaustilaksi Ehdoton. Muiden tekemät muutokset tulevat näkyviin vasta tallennettaessa, jolloin työsi ei keskeydy jatkuvasti.

Huomaa: jos tiedosto on näiden vaiheiden jälkeenkin hyvin hidas, ota yhteyttä WebOké-tukeen. Mainitse tiedoston nimi ja mikä on hidasta (avaaminen, kirjoittaminen, suodatus).