CSV, jossa on puolipisteitä ja outoja merkkejä, avataan oikein

Verkkokauppojen, pankkien ja jäsenrekistereiden viennit ovat lähes aina csv-tiedostoja. Kaksi valitusta kuulemme jatkuvasti: kaikki tieto on yhdessä sarakkeessa, tai teksti sisältää outoja merkkejä kuten ë ë-kirjaimen sijaan. Molemmat ratkeavat tiedostoa avatessa.

Miksi se menee pieleen?

• Yksi sarake: monet ohjelmat erottavat kentät puolipisteellä, englanninkieliset usein pilkulla. Jos taulukkolaskenta valitsee väärän merkin, kaikki tieto päätyy sarakkeeseen A.
• Oudot merkit: tiedosto on tallennettu eri koodauksella kuin taulukkolaskenta olettaa. Vanhemmat Windows-ohjelmat käyttävät usein Windows-1252-koodausta (Länsi-Eurooppa), uudemmat UTF-8:aa.

Huomaa: klikkaaminen avaa tekstieditorin

Kun klikkaat csv-tiedostoa WebOké Nextcloudissa, Nextcloud avaa sen pelkkänä tekstinä tekstieditorissa, ei taulukkolaskentana. Jotta siitä saa oikean taulukon, tuo csv-tiedosto taulukkolaskentaan.

Näin tuot sen oikein

1. Luo uusi, tyhjä taulukkolaskenta (tai avaa taulukkolaskenta, johon tiedot halutaan).
2. Siirry välilehdelle Tiedot, klikkaa Hae tietoja ja valitse Tuo paikallisesta TXT/CSV-tiedostosta. Valitse csv-tiedosto tietokoneelta. Jos tiedosto on verkossa, valitse Hae TXT/CSV verkko-osoitteesta.
3. Ikkuna Tekstin tuonnin ohjattu toiminto avautuu. Tarkista kohdasta Esikatselu, näyttävätkö kirjaimet oikeilta. Jos é, ë ja ô-kirjaimissa näkyy outoja merkkejä, valitse kohdasta Koodaus toinen koodaus. Vanhemmista Windows-ohjelmista tulevissa vienneissä toimii yleensä Western European (Windows), uudemmissa Unicode (UTF-8).
4. Valitse kohdasta Erotin joko Puolipiste tai Pilkku, kunnes esikatselu näyttää tiedot siististi sarakkeissa. Usein Euro-Office tunnistaa erottimen itse.
5. Valitse kohdasta Valitse, mihin tiedot sijoitetaan vasen yläsolu, esimerkiksi $A$1, ja klikkaa OK.

Kohdasta Lisäasetukset määrität desimaalierottimen ja tuhaterottimen. Valitse eurooppalaisille summille (1.249,00) desimaalierottimeksi pilkku ja tuhaterottimeksi piste. Katso myös Csv-tiedostojen tuonti ja vienti.

Sudenkuoppia

• Avaamisen jälkeen työskentelet csv-tiedostossa. Csv ei säilytä muotoiluja, kaavoja eikä ylimääräisiä työarkkeja. Jos jatkat tiedoston muokkaamista, tallenna kopio xlsx-muodossa valitsemalla Tiedosto, Tallenna kopio nimellä.
• Etunollat (postinumerot, puhelinnumerot) ja pitkät numerosarjat kuten IBAN voivat kadota avattaessa. Katso Puhelinnumeron tai postinumeron alussa olevan nollan säilyttäminen.
• Päivämäärät voivat tulla sisään tekstinä. Katso Tekstinä tulevat päivämäärät tai päivämäärät, joissa päivä ja kuukausi ovat vaihtuneet keskenään.